Modelo de Workflow (Fluxo de Trabalho)
O modelo de Workflow (Fluxo de Trabalho) da Miro facilita a colaboração. Ele permite que você acompanhe o status do seu projeto e o progresso de seu time em tempo real. É uma ótima ferramenta para equipes remotas ou híbridas.
Sobre o Modelo de Workflow
O mundo digital requer colaboração, afinal, ela leva a melhores resultados. Quando se trata de criar um template de processos de fluxo de trabalho, é necessário criar uma maneira simples de gerenciar e replicar o processo mais rapidamente, sem quaisquer restrições. É por isso que muitos gerentes, designers e profissionais de marketing usam este modelo de workflow para alinhar os processos e melhorar a eficiência na execução de projetos.
Continue lendo para saber mais sobre esse modelo de workflow.
O que é um modelo de workflow ou fluxo de trabalho?
Um modelo de workflow é uma ferramenta de gerenciamento de processos que permite esboçar etapas, recursos, cronogramas e funções necessárias, ou seja, criar um modelo de fluxo de trabalho para concluir um projeto.
Ele pode ser usado em qualquer projeto que tenha múltiplas etapas, seja um processo de negócios ou projeto de design. É ideal para planejar ações e organizar uma linha do tempo que vai te levar a alcançar sua meta.
Usar um modelo de workflow permite manter todos os profissionais das suas equipes digitais alinhados e cientes do que precisa de aprovação e do que está pronto para produção.
Como usar um modelo de workflow
O template de workflow é dividido em 4 seções: em espera (on hold), em andamento (in progress), precisa de revisão (needs review) e aprovado (approved). As etapas do fluxo de trabalho são criadas e colocadas na seção a qual pertencem, para então serem atribuídas aos profissionais que irão executá-las. A partir daí, é apenas uma questão de mover as tarefas pela etapas, ao longo do fluxo de trabalho à medida que são concluídas.
Se você for um designer ou gerente de operações, poderá organizar seu fluxo de trabalho de design e gerenciar suas telas e status em um board único. Basta arrastar e soltar os cartões com a descrição das atividades entre as colunas para acompanhar o progresso e manter todos de seu time na mesma página.
5 componentes principais de um workflow
Existem muitas maneiras de criar um fluxo de trabalho, mas geralmente envolvem os seguintes componentes básicos. Listamos as perguntas que você deve fazer a si mesmo se estiver tentando criar um modelo de fluxo de trabalho organizado para seu negócio.
1. Partes interessadas
Quem são as partes interessadas no projeto? É importante que todo o time entenda suas funções antes de começar a produção. Defina suas partes interessadas e o escopo de suas funções. Quem são os gatekeepers? Quem comanda o ciclo de revisão? Quem toma a responsabilidade se houver um gargalo?
2. Brainstorming
Como você faz um brainstorming? De onde vem o conteúdo? Se você está trabalhando em um time de marketing ou design, ou se está produzindo um programa de TV, podcast ou qualquer outro empreendimento criativo, é crucial decidir o formato das sessões de brainstorming desde o início. Também é útil descobrir onde você vai armazenar as ideias que surgiram, quem vai fazer o compilado delas e quem toma decisões editoriais.
3. Linha do tempo
Qual é a sua linha do tempo? Organize um cronograma para o projeto e esboce as principais etapas do processo de trabalho até a conclusão. Lembre-se de definir marcos importantes do seu workflow. Anote todas as revisões que devem ocorrer e os prazos para cada revisão. Crie listas de verificação para cada fase. Elas vão te ajudar a definir quando uma etapa estará concluída e quando sua equipe poderá seguir para o próximo estágio do fluxo de trabalho.
4. Comunicação
Como você vai se comunicar com seu time? Você terá reuniões semanais de acompanhamento? Quem precisa estar envolvido nessas reuniões? Seria melhor enviar uma atualização semanal por e-mail? Tome decisões, estabeleça modos de realizá-lo, mas mantenha-se flexível para alterar se for necessário.
5. Recursos
Quais recursos você precisa para o sucesso da entrega que precisa ser realizada? Os recursos podem incluir ferramentas, parceiros, fornecedores, colaboradores e outras necessidades. Lembre-se de definir um teto de orçamento (budget) para que o custo com os recursos não ultrapassem os limites necessários.
O fluxo de trabalho é possível e escalável? Revise seu workflow periodicamente. Certifique-se de que tudo esteja atualizado e que o fluxo de trabalho possa evoluir com a empresa. Incorpore qualquer feedback que novos funcionários, que tenham recebido treinamento a partir do workflow, compartilhem sobre as etapas do processo. Essa prática pode te ajudar a ter insights para melhorias.
Quatro benefícios de usar um modelo de workflow
1. Colabore de forma eficaz
Gerenciamento de projetos é um processo confuso e complicado. Pode ser difícil para as partes interessadas saberem seus papéis e responsabilidades, e onde elas se encontram. Um bom template de fluxo de trabalho reduz toda essa incerteza. Em caso de dúvida, seu time e parceiros podem consultar o workflow para entender qual é o próximo passo e quem deve dá-lo.
2. Treine novos contratados
Ter um fluxo de trabalho facilita o treinamento de novos contratados. Em vez de ter que se lembrar de cada etapa de um processo de produção complexo, você pode orientar seu novo colaborador através do uso de um modelo de workflow visual e padrão. Isso garante consistência em seu treinamento e permite que novos membros da equipe comecem com o pé direito, já dominado os processos e sabendo onde consultar em caso de dúvidas.
3. Encontre falhas em seus processos
Usar o modelo de workflow para documentar o que aconteceu ao longo de um projeto também é uma oportunidade de entender as falhas em seus processos de fluxo de trabalho e buscar por melhorias. Existem lacunas? Você precisa de mais recursos? Existe um gargalo? Mapear seu fluxo de produção é a melhor maneira de ter uma noção das necessidades de seu time.
4. Escale seus processos
Os workflows de produção te ajudam na escalabilidade. Quando os processos estão apenas na imaginação de seu time, fica difícil garantir recursos, obter adesão ou contratar novos funcionários. Dispor de um workflow bem organizado, com as etapas definidas e facilmente identificadas, facilita o crescimento de sua empresa e a conclusão de boas entregas.
Can I change a workflow template to suit my requirements?
Yes, you can customize the workflow template to match the specific needs of your project or process. You can change tasks, roles, and other elements according to your requirements.
Is it possible to collaborate with others using the workflow template?
Yes, you can collaborate with others by sharing the workflow template via a link. They can contribute to the project, provide feedback, and track progress.
How can I ensure that a workflow template remains updated?
To keep your workflow process template up-to-date, it's essential to regularly review and make necessary changes to reflect any updates in processes, technology, or best practices. This helps ensure that your workflow remains effective and aligned with your goals. You should also inform all stakeholders of any revisions to the workflow template to ensure that everyone is on the same page.
How can I measure the success of a workflow using a template?
The success of a workflow using a template can be measured by using key performance indicators (KPIs) relevant to your workflow. KPIs can help you track progress and identify areas for improvement. Some examples of KPIs include completion times, error rates, cost savings, or customer satisfaction. By measuring KPIs, you can determine whether your workflow achieves your goals and make necessary changes to improve it.
Comece com esse modelo agora mesmo.
Modelo de one page report
Ideal para:
Project Management
Os modelos de report one page são ferramentas essenciais para sintetizar informações complexas em um formato claro e conciso. Eles oferecem benefícios significativos ao aumentar o alinhamento da equipe. Ao destilar os principais elementos de um projeto ou ideia em uma única página, esses resumos facilitam um entendimento compartilhado entre os membros da equipe e stakeholders. Esse entendimento compartilhado é crucial, especialmente em ambientes de ritmo acelerado, nos quais a clareza e a rápida compreensão dos principais aspectos do projeto podem melhorar drasticamente a tomada de decisões e a coordenação. O design estruturado, porém flexível, desses resumos permite que as equipes se concentrem no que realmente importa, reduzindo a falta de comunicação e aumentando a eficiência da execução do projeto.
Modelo de Matriz de Esforço e Impacto
Ideal para:
Priorização, Planejamento Estratégico, Gerenciamento de Projetos
As organizações em processo de crescimento têm inúmeras tarefas a fazer e em poucas horas por dia (ou semanas antes de um grande lançamento) para terminá-las. É aí que entra uma matriz de esforço e impacto. Esta matriz proporciona um guia visual rápido que ajuda a priorizar suas tarefas e saber exatamente o que vale a pena fazer. Ao usar o nosso modelo, você pode criar uma matriz para organizar suas atividades em quatro categorias principais: ganhos rápidos com pouco esforço, projetos que demandam esforço intensivo com retorno a longo prazo, ações que demandam pouco esforço, mas geram pouco valor e perda de tempo.
Modelo de Framework AARRR
Ideal para:
Marketing, Planejamento Estratégico, Planejamento de Projetos
Às vezes chamado de “pirate metrics” (métricas de piratas) devido ao nome (vai, fala em voz alta, é divertido), o AARRR é uma abordagem valiosa para as startups considerarem. Isso porque AARRR significa aquisição, ativação, retenção, referência e receita, cinco tipos principais de comportamento do usuário que são altamente mensuráveis e impulsionam o crescimento. Faça e responda às perguntas certas sobre cada um desses cinco fatores e você poderá estabelecer metas claras e identificar as melhores etapas para te ajudar a alcançá-las.
Modelos de Panfletos Online
Ideal para:
Design, Marketing
Seja uma festa de cliente ou campanha beneficente, seu evento precisa de um detalhe importante para ser um sucesso sensacional: que as pessoas compareçam. Por isso, a divulgação de um evento é uma parte tão importante do planejamento, e criar e enviar um panfleto é o primeiro passo. Estes folhetos de uma única página vão chamar a atenção dos seus convidados e passar as informações importantes para eles, como a hora, a data e o local (e se for uma campanha de arrecadação, quem/o que serão beneficiados). Este template permite organizar todo o texto e personalizar o design do panfleto.
Modelo de EAP para Projetos
Ideal para:
Workflows, Mapeamento, Gerenciamento de Projetos
Um modelo de EAP para projetos é uma ferramenta de gerenciamento que apresenta tudo o que você deve realizar para concluir um projeto. Ele organiza essas tarefas em vários níveis e exibe graficamente cada elemento que ser considerado para execução o trabalho. A criação de um EAP se baseia em definir e concluir várias entregas ao longo de um projeto. Isso significa que você terá um plano detalhado sobre o que deverá ser concluído em cada fase para que possa chegar ao final com o trabalho concluído. Crie um EAP de projetos quando você precisar dividir o trabalho do seu time em unidades menores e bem definidas, para tornar a gestão do todo mais fácil de gerenciar.
Modelo para Entrevista com Usuários de Sites e Apps
Ideal para:
Desk Research, Product Management
Essa técnica de UX se resume a aplicação de perguntas, direcionadas aos seus clientes, sobre um determinado tópico relacionado ao seu produto ou serviço. Por meio das respostas apresentadas, sua equipe tem acesso a informações importantes, de forma rápida e fácil. Em geral, as organizações realizam entrevistas com usuários para coletar informações básicas, por exemplo, entender como os clientes usam o produto, analisar o modelo de interação com a solução, compreender os objetivos e motivações para a contratação, e encontrar os pontos de dor ainda presentes. Use este template para registrar os principais tópicos apresentados durante a entrevista, e assim garantir que você esteja coletando os dados que precisa para refinar suas personas e produtos.