Modelo de Fluxo de Trabalho
Mapeie as principais etapas em um processo usando nosso modelo de fluxo de trabalho.
Sobre o modelo de Fluxo de Trabalho
O que é um Fluxo de Trabalho?
Quer esteja produzindo um podcast, uma campanha de marketing, um programa de TV, ou qualquer conteúdo, estabelecer um fluxo de trabalho é crucial. Um fluxo de trabalho é um processo em etapas que permite que você entenda como os componentes devem se reunir para criar um produto final. Os fluxos de trabalho são importantes para treinar novos membros do time, escalar seus negócios, e fazer um bom trabalho sem ter que reinventar a roda.
Há muitas maneiras de se criar um fluxo de trabalho. Em geral, pode ser útil responder às seguintes perguntas.
Quem são as partes interessadas do projeto? É importante que todo o time entenda suas funções antes de começar a produção. Defina os stakeholders e o escopo de suas funções. Quem são os gatekeepers? Quem comanda o ciclo de revisão? Quem toma a responsabilidade se houver um problema?
Como você faz um brainstorming? De onde vem o conteúdo? Se você está trabalhando em um time de marketing ou design, ou se está produzindo um programa de TV, podcast ou qualquer outro empreendimento criativo, é crucial decidir o formato das sessões de brainstorming desde o início. Também é útil descobrir onde você vai armazenar as ideias que surgiram, quem vai fazer o compilado delas e quem toma decisões editoriais.
Qual é a sua linha do tempo? Organize um cronograma para o projeto e esboce as principais etapas do processo de trabalho até a conclusão. Lembre-se de definir marcos importantes do seu fluxo de trabalho. Anote todas as revisões que devem ocorrer e os prazos para cada revisão. Crie listas de verificação para cada fase. Elas vão te ajudar a definir quando uma etapa estará concluída e quando sua equipe poderá seguir para o próximo estágio do fluxo de trabalho.
Como você vai se comunicar com seu time? Você terá reuniões semanais de acompanhamento? Quem precisa estar envolvido nessas reuniões? Seria melhor enviar uma atualização semanal por e-mail? Tome decisões, estabeleça modos de realizá-lo, mas mantenha-se flexível para alterar se for necessário.
Quais recursos você precisa para o sucesso da entrega que precisa ser realizada? Os recursos podem incluir ferramentas, parceiros, fornecedores, colaboradores e outras necessidades. Lembre-se de definir um teto de orçamento (budget) para que o custo com os recursos não ultrapassem os limites necessários.
O fluxo de trabalho é possível e escalável? Revise seu fluxo de trabalho periodicamente. Certifique-se de que tudo esteja atualizado e que o fluxo de trabalho possa evoluir com a empresa. Incorpore qualquer feedback de novos funcionários, que tenham recebido treinamento a partir do fluxo de trabalho, compartilhem sobre as etapas do processo. Essa prática pode te ajudar a ter insights para melhorias.
Quando você deve usar o modelo de Fluxo de Trabalho?
Você pode usar o modelo de Fluxo de Trabalho sempre que quiser compartilhar como um processo funciona de uma maneira simples e fácil de entender. Ele pode ser útil quando estiver tentando entender onde ocorrem ineficiências ou problemas em seu processo existente, planejando um novo fluxo de trabalho ou processo, ou treinando novos membros do time, ou fornecendo uma visão geral para as partes interessadas.
Os quatro benefícios de um Fluxo de Trabalho
Colaborar de forma eficaz. A produção é um processo confuso e complicado. Pode ser difícil para as partes interessadas saberem seus papéis e responsabilidades, e onde elas se encontram. Um bom fluxo de trabalho reduz as incertezas. Em caso de dúvida, seu time e parceiros podem consultar o fluxo de trabalho para entender qual é o próximo passo e quem deve dá-lo.
Treinar novos colaboradores. Um fluxo de trabalho facilita o treinamento de novos colaboradores. Em vez de ter que se lembrar de cada etapa de um processo de produção complexo, você pode orientar seu novo colaborador usando o fluxo de trabalho. Isso garante consistência em seu treinamento e permite que novos membros do time comecem com o pé direito.
Encontrar falhas em seus processos. Documentar um fluxo de trabalho é uma oportunidade para entender as falhas em seus processos. Existem lacunas? Você precisa de mais recursos? Existe um gargalo? Mapear seu fluxo de produção é a melhor maneira de ter uma noção das necessidades de seu time.
Expandir seus processos. Os fluxos de trabalho ajudam você a expandir. Quando os processos estão apenas na imaginação de seu time, fica difícil garantir recursos, obter adesão, ou contratar novos funcionários. Definir um fluxo de trabalho facilita o crescimento da sua empresa.
Como usar o modelo de Fluxo de Trabalho?
Comece com nosso modelo pronto, fazendo as alterações que desejar para atender às suas necessidades particulares. Convide membros do time para se juntar ao board e colaborar. Use a @menção ou chat por vídeo se você precisar obter informações de outras pessoas. Você pode fazer upload de outros tipos de arquivos, como documentos, fotos, vídeos e PDFs para armazenar todas as informações relevantes em um só lugar.
Comece com esse modelo agora mesmo.
Modelo de PI Planning
Ideal para:
Metodologia Ágil, Planejamento Estratégico, Desenvolvimento de Softwares
PI planning significa “program increment planning" (em português, planejamento de incremento do programa). Parte do Scaled Agile Framework (SAFe), o PI Planning ajuda as times a criar estratégias em direção a uma visão compartilhada. Em uma sessão típica de PI planning, os times se reúnem para revisar um backlog de programa, alinhar-se de forma multifuncional e decidir os próximos passos. Muitos times realizam um evento de PI planning a cada oito ou 12 semanas, mas você pode personalizar sua agenda de planejamento para atender às suas necessidades. Use o PI planning para analisar recursos, identificar riscos, encontrar dependências e decidir quais histórias você vai desenvolver.
Modelo de diagrama de caso de uso
Ideal para:
Marketing, Pesquisa de Mercado, Diagramas
Um diagrama de caso de uso é uma ferramenta que ajuda analisar visualmente as relações entre personas e funcionalidades de um produto ou serviço. Os diagramas de caso de uso geralmente representam o comportamento que é esperado do sistema: o que vai acontecer e quando. Um diagrama de caso de uso é útil porque permite projetar um sistema sob a perspectiva do usuário final. É uma ferramenta valiosa para comunicar o comportamento que você deseja que o sistema tenha, a partir da linguagem do usuário. Para isso será necessário especificar todos os comportamentos visíveis.
Modelo de Cronograma de Trabalho
Ideal para:
Gerenciamento de Projetos, Fluxogramas, Operações
Um cronograma de trabalho é uma ferramenta visual que apresenta o passo a passo de um projeto de forma cronológica. É uma ferramenta ideal para sua equipe contar histórias (apresentando uma visão geral dos processos da empresa) e visualizar seus projetos em uma linha do tempo. O template de cronograma de trabalho é perfeito para qualquer projeto que se baseia em conteúdo visual. Você pode achar benéfico usar esse modelo com sua equipe e também compartilhar com clientes ou partes interessadas para mantê-los informados sobre o progresso de um projeto.
Modelo de cronograma de atividades
Ideal para:
Planejamento
O modelo de cronograma do projeto é um roteiro visual que delineia sistematicamente a sequência de atividades, tarefas e marcos de um projeto em um período de tempo definido. Essa representação gráfica garante clareza e orientação para as equipes de projeto, permitindo que qualquer pessoa veja a totalidade do projeto em uma visão consolidada. Um de seus principais benefícios é promover o alinhamento da equipe. Ao apresentar visualmente as tarefas e os prazos, os membros da equipe compreendem claramente suas funções, responsabilidades e cronogramas, garantindo uma colaboração harmoniosa e reduzindo possíveis falhas de comunicação ou sobreposições. Esse alinhamento agiliza o fluxo de trabalho e aumenta significativamente a eficiência geral do projeto.
Modelo de Briefing de Design
Ideal para:
Design, Marketing, UX Design
Para um design ser bem-sucedido, para não falar excelente, as agências e times de design precisam conhecer os objetivos, as linhas do tempo, o orçamento e o escopo do projeto. Em outras palavras, o design exige um processo estratégico, e isso começa com bom um briefing de design. Este útil modelo capacitará você a criar um briefing que oferece alinhamento e uma comunicação clara entre sua empresa e sua agência de design. Ele é a base de qualquer projeto criativo, e uma fonte única de verdade que os times podem consultar por todo o caminho.
Modelo de diagrama PERT
Ideal para:
Mapeamento, Diagramas, Planejamento de Projetos
Um diagrama de PERT (Program Evaluation and Review Technique) é usado para planejar projetos de forma eficiente. Eles ajudam a definir um cronograma claro, planejar tarefas e dependências e determinar um caminho crítico.