Modelo de Agenda para Reuniões Online
Realize reuniões melhores e mais colaborativas que preparam sua equipe para o sucesso usando nosso modelo de agenda para reuniões.
Sobre o Modelo de Agenda para Reuniões
Todos já foram a uma reunião que saiu dos trilhos, não cumpriu seus objetivos declarados e pareceu uma perda de tempo. Para evitar isso, é crucial criar uma agenda para a reunião. Uma agenda define as expectativas para o que deve ocorrer antes, durante e depois de uma reunião. Além disso, dedicar tempo para seu time é importante para ajudá-los a tomar decisões, alinhar-se às prioridades e seguir juntos na mesma direção. Uma reunião ininterrupta com uma agenda pode ajudar seu time a:
Revisar o progresso em relação aos OKRs (objetivos e resultados-chave) do time.
Compartilhar atualizações de projeto relevantes
Discutir a produtividade ou obstáculos no progresso, além das possíveis soluções
Fazer um brainstorming de ideias ou projetos
Reconhecer os esforços individuais e celebrar as vitórias do time
Este modelo pode ser personalizado para qualquer função ou departamento, incluindo rastreamento de métricas, campanhas de marketing e planejamento de sprint. Um Modelo de Agenda para Reuniões de Time demonstra o valor do planejamento e do processo, permitindo que times multifuncionais colaborem melhor.
Continue lendo para saber mais sobre o modelo de Agenda para Reuniões.
O que é um Modelo de Agenda para Reuniões?
Um Modelo de Agenda para Reuniões é onde você programa e estrutura visualmente o tempo alocado quando você precisa compartilhar informações e colaborar com seu time. Ele também permite que sua equipe concorde com objetivos, temas para debate, itens de ação e a liderança para os próximos passos. Uma agenda para reuniões de time típica incluirá:
Detalhes de planejamento como data, hora, local e quem precisa participar
Uma pessoa para liderar a reunião
Tópicos para discussão
Itens de ação
Certifique-se de consultar seu time ou subordinados diretos antes da reunião para obter feedback sobre os temas para debate mais relevantes.
Mesmo que você esteja apenas perguntando o que seu time gostaria de debater, condições atuais do projeto, ou qualquer coisa que gostariam de compartilhar, isso ajudará todos a se sentirem ouvidos e a saber que contribuíram para a agenda da reunião.
Quando usar uma Agenda para Reuniões?
Como uma boa prática, crie sua agenda para a reunião com bastante antecedência. Tente enviá-la a seu time pelo menos um dia antes de cada reunião. Dessa forma, você dá tempo para seus colegas revisarem a agenda antes de se reunirem.
Crie seu próprio Modelo de Agenda para Reuniões
Fazer sua própria agenda para reuniões é fácil. A ferramenta de lousa da Miro é a canvas perfeita para criá-las e compartilhá-las. Comece selecionando o modelo de Agenda para Reuniões e siga as etapas a seguir para criar a sua.
Nomeie a reunião. A reunião é uma sincronização de time? Uma retrospectiva? Um workshop? Prepare o grupo para a reunião informando sua natureza.
Organize o tempo. Defina a quantidade de tempo para cada uma das diferentes partes da reunião.
Alinhamento estratégico. Identifique quem está liderando a reunião, adicione seu nome ou nomes ao modelo. Defina metas e acordos claros, e adicione toda a documentação relevante para a reunião.
Use a agenda para documentar temas para debate e atribuir tópicos para discussão a participantes, definindo também o tempo dedicado a cada um.
Inicie a reunião e comece a adicionar notas ao espaço de trabalho. Experimente cronometrar os momentos em que as pessoas fazem anotações, adicionam perguntas, ou escrevem riscos. Use o Cronômetro da Miro.
Escreva o resultado. Documente e atribua as próximas etapas a cada membro do time. Priorize quais tarefas causarão o maior impacto e o maior retorno sobre o investimento. Dê a cada membro do time a responsabilidade de assumir a propriedade de tarefas específicas após a reunião.
Dica valiosa: faça um resumo e decida os próximos passos. Tente terminar com uma nota positiva com itens de ação e conclusões claros. Esta abordagem dará a cada membro do time algo para realizar e acompanhar até a próxima reunião.
O que deve ser incluído em uma agenda para reuniões de equipe?
Um template de Agenda para Reuniões em Equipe pode ser bem flexível, mas algumas coisas são fundamentais para realizar uma reunião de sucesso: objetivos, tópicos, temas, intervalos e resultados esperados. Ao incluir essas informações no planejamento da reunião, você e seu time poderão alinhar seus projetos usando o template da agenda, além de estabelecer expectativas e realizar a reunião com mais eficiência.
Como salvar sua pauta de reunião em PDF?
Com a Miro, você pode baixar o modelo de pauta de reunião como um arquivo PDF para impressão. Basta criar seu modelo e baixá-lo, e ele estará pronto para ser impresso. No entanto, vale a pena pensar nos benefícios de manter seu modelo de pauta de reunião online. Com uma cópia em papel, é difícil fazer mudanças. Nosso modelo online permite que você mova as coisas instantaneamente, acrescente comentários e sugestões e obtenha informações de seus colegas. Se você tiver uma equipe remota, uma agenda on-line também é mais fácil de distribuir. Antes de imprimir sua agenda de reuniões, pense nos benefícios adicionais que você obterá se a utilizar online, compartilhada com todos da sua equipe.
Comece com esse modelo agora mesmo.
Modelo de quadro Kanban
Ideal para:
Quadros Kanban, Metodologia Ágil, Workflows Ágeis
Processos otimizados, fluxo de trabalho aprimorado e maior valor para seus clientes - é isso que o método Kanban pode ajudar você a alcançar. Baseado em um conjunto de princípios e práticas Lean (e criado nos anos 50 por um funcionário da Toyota Automotive), o Kanban ajuda sua equipe a reduzir o desperdício, abordar inúmeras outras questões e colaborar para resolvê-las em conjunto. Você pode usar nosso modelo de quadro Kanban para monitorar de perto o progresso de todo o trabalho, além de ter uma visão clara do trabalho que está fazendo e apresentar facilmente para colaboradores do projeto. Não deixe todo seu trabalho de desenvolvimento de softwares somente nos bastidores.
Modelo para Planejamento de Eventos
Ideal para:
Workshops, Planejamento de Projetos
Esteja planejando um lançamento de produtos, uma conferência totalmente remota ou um evento comemorativo, o Modelo de Planejamento de Eventos atuará como uma lista visual e um mapa para todos os detalhes que você precisa considerar antes do grande dia. O Modelo de Planejamento de Eventos é uma maneira adaptável de garantir que a visão criativa e estratégica do seu evento não se perca nos detalhes. Ao mapear diferentes seções, incluindo plano de marketing, agenda, aperitivos e presentes para seus convidados, você e seu time podem se concentrar nos detalhes mais importantes para suas funções e colaborar conforme necessário quando coincidências acontecerem.
Modelo para Janela de Johari
Ideal para:
Liderança, Reuniões, Retrospectivas
A compreensão é o segredo para poder confiar melhor nos outros e em si mesmo também. Com base nessa ideia, o framework da Janela Johari visa melhorar a compreensão do time, fazendo com que os participantes completem quatro quadrantes. Cada um desses quadrantes vai revelar algo que talvez não saibam sobre si mesmos ou sobre os outros. Use este modelo para realizar um exercício da Janela Johari quando sua empresa estiver em fase de expansão, para aprofundar as conexões multifuncionais ou entre times, ou para ajudar os funcionários a se comunicar melhor e cultivar a empatia.
Modelo para Brainstorming com Palavras Aleatórias
Ideal para:
Ideation, Brainstorming, Mind Mapping
O modelo para brainstorming com palavras aleatórias (random words) é uma técnica simples e criativa que usa palavras aleatórias para gerar novas ideias e soluções criativas para seus problemas. O uso de palavras aleatórias permite que você vá além dos limites tradicionais e enfrente os desafios de um ponto de vista diferente. O brainstorming com palavras aleatórias permite que seu time libere sua criatividade para resolver os problemas de negócios, criar novas invenções, melhorar ideias existentes ou apenas refletir sobre os problemas por um novo ângulo.
Modelo de Metas SMART
Ideal para:
Priorização, Planejamento Estratégico, Gerenciamento de Projetos
Definir metas pode ser animador, mas também pode ser estressante. Pode ser difícil conceituar cada passo que você precisa dar para atingir uma meta, o que facilita a definição de metas muito amplas ou extensas demais. SMART é uma estrutura que permite que você estabeleça metas de forma que o prepare para o sucesso. SMART significa Específica, Mensurável, Atingível, Relevante e Temporal. Se você tiver esses atributos em mente sempre que quiser definir critérios para metas, você garantirá que seus objetivos sejam claros e atingíveis. Seu time pode usar o modelo SMART sempre que quiser definir metas. Você também pode usar o método SMART sempre que quiser reavaliar e aprimorar esses objetivos.
Modelo de estrutura para grupo de discussão
Ideal para:
Education, Team Meetings, Workshops
Os grupos de discussão oferecem uma excelente oportunidade para os colegas de time terem conversas francas e se conectarem em um nível mais íntimo do que é possível durante uma reunião mais ampla. Quando você está em um ambiente de grupo grande, pode ser difícil para as pessoas se sentirem seguras ou à vontade para falar. Em um grupo menor, os participantes podem se sentir mais seguros compartilhando suas ideias. Como o grupo é mais intimista, os times são capazes de participar em vez de observar.