Modello di Retrospettiva 4L

Sul Modello di Retrospettiva 4L

Cos'è la retrospettiva 4L?

La retrospettiva 4L è un'attività che il team intraprende subito dopo aver finito uno sprint, mirata a comprendere cosa ha funzionato, cosa no e ciò che può essere migliorato. 4Ls sta per "liked, learned, lacked and longed for".

Dopo uno sprint, per il team può essere utile fermarsi e fare il punto su ciò che è successo. In questo momento di solito le emozioni sono tante, per cui discutere può risultare difficile. La retrospettiva 4L è uno strumento utile a mettere da parte gli aspetti emotivi di uno sprint. Aiuta il team a evidenziare gli elementi positivi di uno sprint e comprendere quelli negativi, consentendogli di riflettere da un punto di vista oggettivo anziché emotivo.

La tecnica 4L è molto apprezzata perché è facile da capire e da impostare. A differenza delle retrospettive tradizionali, il metodo 4L richiede solo dai 30 ai 60 minuti.

Come eseguire una retrospettiva 4L

Uno dei vantaggi della retrospettiva 4L è che è facile da impostare e completare. Sia che si lavori a un template online, sia che si abbia intenzione di completare la retrospettiva di persona su una lavagna digitale, i seguenti passaggi saranno d'aiuto nella sua realizzazione:

Fase 1: stabilisci il tono e le aspettative

Prima di iniziare la retrospettiva, assicurati che tutti i partecipanti abbiano chiaro il suo scopo. Se lo sprint su cui si riflette è stato stressante, prima di iniziare la retrospettiva cerca di parlarne con la massima sincerità. Chi deve stabilire il tono e le aspettative è il facilitatore, ed è un compito che non va preso alla leggera. Le retrospettive hanno più successo quando il team crede fermamente nella loro importanza, pertanto, prima di iniziare, il facilitatore deve impegnarsi a fare in modo che questo accada.

Fase 2: prepara lo spazio

Di solito, le retrospettive e altre attività simili improntate alla collaborazione vengono svolte in presenza. Man mano che il mondo e il modo in cui facciamo impresa cambia, sempre più team tendono a passare a modelli di lavoro remoti e distribuiti, il che rende più difficile la collaborazione.

In ogni caso, che tu debba svolgere la tua retrospettiva online oppure di persona, è necessario organizzare lo "spazio" in modo adeguato. Lavorando in presenza, ciò significa garantire di avere a disposizione materiali di cancelleria, una lavagna digitale o delle flip chart per collaborare a livello visivo e prendere appunti. Online, invece, potrà bastare aprire un account Miro gratuito e creare una retrospettiva 4L in bianco partendo dal nostro template.

Fase 3: individua gli aspetti dello sprint che sono piaciuti

Il primo elemento della retrospettiva 4L serve a scoprire cosa sia piaciuto dello sprint. È volutamente ampio e privo di vincoli. Il facilitatore ha il compito di guidare i partecipanti alla scoperta di informazioni sempre più utili su cosa sia loro piaciuto e perché. Lo scopo è capire le ragioni per cui una certa cosa sia piaciuta, in modo da garantire che accada di nuovo al prossimo sprint.

Fase 4: scopri cosa si è imparato

Le lezioni più preziose spesso si imparano dagli errori commessi o dalle sfide superate portando a termine un lavoro concreto. Purtroppo, però, spesso queste lezioni non vengono condivise con il team. La retrospettiva 4L è pensata per evitare di perdere questa opportunità, poiché chiede ai partecipanti di riflettere su tutto ciò che si è imparato e di condividerlo col team.

Il facilitatore deve garantire che il team comprenda che anche la più piccola delle lezioni apprese è degna di essere condivisa, inoltre deve aiutare i membri a scoprire anche ciò che eventualmente non erano consapevoli di aver imparato.

Fase 5: scoprire cosa è mancato

Questa fase mira a scoprire tutto ciò che ha frenato il team durante lo sprint. Potrebbe trattarsi di qualcosa di semplice, come ad esempio una comunicazione troppo lenta con un team esterno, oppure di un problema più complesso che richiede un'analisi più approfondita. Scoprire cosa sia mancato durante uno sprint serve a evitare di incorrere nello stesso problema anche in futuro.

Accade spesso che i partecipanti non parlino volentieri di ciò che è mancato, magari perché credono che la soluzione richieda un investimento troppo oneroso e che pertanto i dirigenti non vogliano saperlo. Ancora una volta, dovrà essere il facilitatore a garantire che il team non abbia timore di condividere il più possibile.

Fase 6: documenta cosa è stato desiderato

L'ultimo elemento della retrospettiva 4L richiede di riflettere su ciò che si è desiderato. Può essere qualcosa di tangibile come una migliore attrezzatura, oppure qualcosa di meno concreto come un maggiore o un minore investimento da parte della dirigenza.

Fai attenzione a che la sezione "Longed for" non diventi semplicemente uno specchio di quella "Lacked". Spesso sarà simile, ma ti offrirà l'opportunità di stabilire e prioritizzare ciò che è necessario sulla base dell'impatto positivo che potrebbe sortire. Ad esempio, se nella sezione "Lacked" erano stati elencati "Computer più veloci", la voce "Computer veloci" non sarà necessariamente la sola cosa da aggiungere in questa fase. Potresti considerare di includere "Internet più veloce", "Software migliore" o altre cose che risolverebbero il problema di ciò che è mancato.

Fase 7: assegna gli elementi di followup e d'azione

Questa è forse la fase più importante del processo retrospettivo. Se non assegnerai degli elementi di followup a determinate persone o team, aver completato il processo non ti servirà a granché.

Prima di terminare la retrospettiva, cerca dei volontari disposti a eseguire le prossime fasi. Se per un followup non si dovesse trovare un volontario, assegnalo alla persona che ha fatto più scoperte nel corso della retrospettiva. Chiudi la sessione confermando che tutti abbiano capito cosa ci si aspetta da loro in futuro, e ringraziali per il tempo dedicato.

5 suggerimenti per una retrospettiva 4L di successo

1. Concedi alle persone spazio e tempo a sufficienza per riflettere. Assicurati che per fare il punto dei propri pensieri il team abbia a disposizione circa 30-60 minuti continuativi. Invita i membri a prendere molti appunti. Infine, assicurati che la stanza sia tranquilla e priva di distrazioni.

2. Chiedi a tutti di spegnere i propri dispositivi, in modo da potersi concentrare unicamente sulla retrospettiva. Distratte da computer o telefoni, le persone avrebbero molte più difficoltà a riflettere. Se stai eseguendo la retrospettiva online utilizzando Miro, chiedi ai partecipanti di spegnere le videocamere, in modo che possano concentrarsi meglio sul compito.

3. Chiarisci a tutti che non ci sono risposte giuste o sbagliate. L'obiettivo della retrospettiva è dare al tuo team lo spazio di cui ha bisogno per riflettere dopo uno sprint, quindi non è un test! Se i partecipanti non se la sentono di dare un feedback onesto su ciò che ha funzionato e non, la retrospettiva non restituirà informazioni utili. Se non hai la certezza che il tuo team darà un feedback sincero, valuta di eseguire il processo in forma anonima. Un vantaggio dell'eseguire la retrospettiva online è proprio il fatto che i partecipanti possono contare su un livello di anonimato superiore, il che spesso si traduce in feedback più sinceri.

4. Invita il tuo team a concentrarsi sulle azioni, non sulle emozioni. Lo scopo della retrospettiva 4L è giudicare senza farsi condizionare dall'emotività. Questo semplice format è ideato per facilitare il feedback e la riflessione oggettivi, ma alle volte può risultare comunque difficile. Se lo sprint oggetto della retrospettiva è stato particolarmente stressante, valuta la possibilità di eseguire una simbolica attività di debriefing volta ad alleviare la tensione e alleggerire l'atmosfera. Se ti rendi conto che la retrospettiva sta prendendo una piega troppo emotiva, intervieni per ripristinare la produttività della discussione.

5. Usa la retrospettiva 4L per riunire i team remoti dopo uno sprint difficoltoso. Il software di collaborazione online gratuito di Miro e il template Retrospettiva 4L integrato consentono ai team remoti e distribuiti di collaborare senza limitazioni. I team remoti spesso si sentono isolati, e la mancanza di un debriefing formale e di un momento di riflessione dopo uno sprint particolarmente stressante può compromettere il morale. Tenere delle retrospettive online non solo avvicina i team, ma ti offre la possibilità di scoprire cosa abbia reso un determinato sprint particolarmente stressante o difficoltoso e di evitare così il ripetersi delle stesse circostanze.

A chi è destinata la retrospettiva 4L?

La retrospettiva 4L, specificamente incentrata sull'azione e sul miglioramento, è in grado di creare fiducia, migliorare il morale e accrescere l'impegno. È studiata per qualsiasi team che desideri migliorarsi eseguendo una retrospettiva dopo uno sprint. La retrospettiva 4L può essere utilizzata da qualsiasi tipo di team, ed è particolarmente utile e apprezzata dopo sprint piuttosto difficili.

Quando si usa la retrospettiva 4L?

Utilizza il template Retrospettiva 4L quando desideri raccogliere informazioni sugli aspetti sia positivi che negativi al termine di uno sprint. Puoi usare i risultati per identificare rapidamente le aree di miglioramento e assegnare le responsabilità.