Modello di Kick Off del Progetto
Allinea tutti dall'inizio e gestisci i progetti con facilità grazie al modello di kick off del progetto.
Sul Modello di Kick Off del Progetto...
Il modello di riunione di kick off del progetto permette ai responsabili del progetto di allineare facilmente i team sin dall'inizio del progetto, definendo chiaramente le aspettative e le fasi successive in modo che il progetto possa procedere in maniera fluida ed efficiente. Questo template è anche perfetto per creare un manifesto del progetto, dove tutte le persone coinvolte possono visualizzare gli obiettivi del progetto, i valori principali e le modalità di lavoro in qualsiasi momento.
Continua a leggere per saperne di più sul modello di kick off del progetto.
Cos'è il modello di kick off del progetto?
Il template riunione di kick off del progetto contiene sette fasi o attività per eseguire una riunione di kick off del progetto:
Introduzione al progetto + host della riunione
Attività di icebreaker
Obiettivi e argomenti della riunione
Progetto RACI
Domande e risposte
Lavagna di pianificazione del progetto
Riepilogo degli elementi dell'azione + fasi successive
È simile a una lista di controllo per la riunione di kick off del progetto, dove definirai tutte le fasi necessarie per eseguire il tuo progetto e allinearti con i partecipanti al team o al progetto su ruoli e responsabilità, oltre ai modi migliori per lavorare insieme e comunicare tra di voi.
Il modello di riunione di kick off del progetto funziona anche come fonte di verità, che puoi sempre consultare e a cui fare riferimento quando cerchi delle informazioni o una guida per il tuo progetto.
Per chi è pensato il modello di riunione di kick off del progetto?
Questo template è adatto per i responsabili di progetto per aiutarli ad avviare nuove iniziative, ma anche un stakeholder coinvolto in un progetto può usarlo. Questo template è anche adatto ai team interfunzionali nell'avvio di nuovi progetti, poiché organizza gli obiettivi del progetto, la RACI e le fasi successive di ciascun partecipante in un unico spazio condiviso.
Come usare il modello di kick off del progetto:
Questo template è un framework contenente sette attività (o frame) in modo che tu possa condurre riunioni del progetto in modo fluido ed efficiente. Segui queste fasi per usare il template per svolgere una riunione di kick off del progetto:
Introduzione al progetto + host della riunione: è qui che introdurrai non solo il progetto ma anche te stesso e chi gestisce il progetto insieme a te. È una grande opportunità per spiegare il tuo ruolo e come le persone possono contattarti.
Attività di icebreaker: l'icrebreaker "Una parola sulla collaborazione" fa in modo che tutti partecipino e mostra come le persone del progetto possano collaborare insieme nella maniera migliore.
Obiettivi e argomenti: questo è lo spazio per aggiungere gli obiettivi del progetto e cosa stai facendo attualmente nel kick off, oltre a eventuali materiali o contenuti di riferimento che trovi utili per il tuo progetto e per il team per la consultazione in seguito.
Progetto RACI: una delle fasi più importanti, la RACI (acronimo di Roles, Accountable, Consulted, Informed, ovvero ruoli, responsabilità, consultato, informato) definisce chi è responsabile per cosa e come. Aiuta i team a rimanere allineati e a comunicare in modo più efficace con gli stakeholder giusti.
Domande e risposte: spazio aperto per le domande e per essere un ascoltatore attivo. Osserva quali sono i punti dolenti del tuo team e cerca di affrontare i problemi critici. È fondamentale rispondere a tutti i dubbi, almeno in questa fase.
Lavagna di pianificazione del progetto: è qui che il lavoro ha inizio! Grazie a questa lavagna di pianificazione del progetto, puoi elencare tutte le cose necessarie per il progetto, dai team e le azioni alle dipendenze e i rischi. Invita il tuo team ad aggiungervi le proprie opinioni e a creare insieme il piano del tuo progetto.
Riepilogo degli elementi dell'azione + fasi successive: per riassumere la tua riunione e mettere insieme una lista di controllo del kick off del progetto, aggiungi una timeline con le fasi seguenti e qualsiasi altra risorsa che potrebbe essere utile per iniziare il progetto.
La lavagna digitale di Miro ti permette di eseguire una riunione del kick off del progetto, senza limiti di dati, poiché puoi aggiungere tutte le risorse e i file di cui hai bisogno. Come se il documento avesse vita, la tua board di kick off del progetto può essere facilmente accessibile ai membri del team e aggiornata in qualsiasi momento.
Cosa dovrebbe includere una riunione di kick off del progetto?
Dovresti includere qualsiasi cosa necessaria per guidare le persone nel progetto. Stabilire gli obiettivi principali del progetto ed eseguire il RACI facilita a tutti la comprensione del loro ruolo e di cosa dovrebbero fare. La riunione di kick off del progetto ti serve anche a definire come iniziare l'esecuzione del progetto e, come best practice, crea una lista di controllo del kick off del progetto al termine di questa riunione e pianifica una sessione di follow-up per monitorare i progressi del progetto.
Chi dovrebbe partecipare a una riunione di kick off del progetto?
Nella riunione di kick off del progetto è importante invitare tutte le persone coinvolte e i principali stakeholder (che dovrebbero essere informati dei risultati e dei traguardi del progetto in seguito). Aiuta a elencare tutti i team coinvolti (sviluppo, design, contenuti, marketing, prodotto, ecc.) e i partecipanti. In caso di dubbio, contattali prima della riunione effettiva e valuta se si tratta della persona giusta. Durante la riunione, è fondamentale svolgere l'esercizio RACI per definire i ruoli e le responsabilità in modo che tutti rimangano allineati e sulla stessa pagina.
Inizia ora con questo modello.
Modello di Brainstorming Inverso
Ideale per:
Ideation, Brainstorming, Team Meetings
Il brainstorming inverso è una tecnica che spinge un gruppo a pensare ai problemi, piuttosto che alle soluzioni. Poiché siamo inclini per natura a pensare ai problemi, è un ottimo metodo per fare in modo che un gruppo anticipi i problemi che potrebbero verificarsi durante un progetto. Per praticare il brainstorming inverso, inizia identificando il problema, dopodiché pensa a cose che potrebbero esacerbarlo. Chiedi al tuo team di immaginare modi in cui il problema potrebbe peggiorare. Inverti nuovamente i problemi in soluzioni, dopodiché valuta le tue idee.
Modello di Rapporto sullo Stato del Progetto
Ideale per:
Project Management, Documentazione, Pianificazione Progetti
Un rapporto sullo stato del progetto è un documento breve e tempestivo che mantiene gli stakeholder del progetto informati e allineati su cosa sta accadendo e perché. Puoi iniziare a scrivere questo documento e poi includere i tuoi membri del team per produrre un rapporto tempestivo e rilevante. Un rapporto sullo stato del progetto deve confrontare idealmente lo stato attuale del progetto con il piano previsto. Il rapporto traccia a un livello elevato come raggiungere i tuoi obiettivi, anche se sperimenti degli ostacoli. È anche probabile che venga letto da un pubblico responsabile di controllo dei budget e della governance a livello dirigenziale, cosa che può aiutare a mantenere il rapporto focalizzato sui problemi critici.
Modello di Matrice MoSCoW
Ideale per:
Ideation, Operations, Prioritization
Tenere traccia delle tue priorità è una sfida notevole per i progetti di grandi dimensioni, soprattutto quando ci sono molti risultati. Il metodo MoSCoW è progettato per aiutarti a fare ciò. Questa potente tecnica è costruita su un modello di matrice suddiviso in quattro segmenti: Must Have (devo avere), Should Have (dovrei avere), Could Have (potrei avere) e Won’t Have (non avrò), da qui la parola MoSCoW. Oltre ad aiutarti a valutare e a monitorare le tue priorità, questo approccio è anche utile per presentare le esigenze aziendali a un pubblico e a collaborare sui risultati con un gruppo di stakeholder.
Modello di Lavagna Agile
Ideale per:
Metodologia Agile, Riunioni, Flussi di Lavoro Agile
Parte del famoso framework Agile, una lavagna Agile è un display grafico che ti permette di sincronizzarti sulle attività durante tutto il ciclo di produzione. Solitamente, la lavagna Agile viene usata nel contesto dei metodi di sviluppo Agile come Kanban e Scrum, ma è uno strumento utile a tutti. Utilizzata dagli sviluppatori di software e dai project manager, la lavagna Agile aiuta a gestire i carichi di lavoro in modo flessibile, trasparente e iterativo. Il template Agile offre un modo semplice per iniziare, fornendo un layout predefinito di sticky note personalizzabili per le tue attività e il tuo team.
Modello di Carta del Progetto
Ideale per:
Documentazione, Project Management, Pianificazione Strategica
I responsabili di progetto si basano su carte del progetto come una fonte di verità per i dettagli di un progetto. Le carte del progetto spiegano gli obiettivi di base, l'ambito i membri del team e le altre persone coinvolte in un progetto. Ai fini di una gestione del progetto organizzata, le carte possono essere utili per allineare tutti su una comprensione condivisa degli obiettivi, delle strategie e dei risultati per un progetto di qualsiasi ambito. Questo template ti permette di documentare tutti gli aspetti di un progetto in modo che tutti gli stakeholder siano informati e sulla stessa lunghezza d'onda. Saprai sempre dove il tuo progetto sta andando, il suo scopo e il suo ambito.
Modello di Framework delle 4 Azioni - Strategia Oceano Blu
Ideale per:
Leadership, Decision Making, Pianificazione Strategica
Per gli imprenditori, i nuovi utenti valgono molto: come raggiungerli e attirare la loro attenzione, colpirli e convertirli a clienti fedeli. Questo template, progettato dagli autori di "Strategia oceano blu. Vincere senza competere", ti aiuterà a massimizzare il valore per te e per i tuoi clienti. Utilizzando i quattro passaggi del modello (suddivisi in colonne), valuterai facilmente i tuoi prodotti in modo più innovativo e ti assicurerai che il tuo budget venga speso nelle aree più importanti.