Modello di Brief per Eventi
Pianifica gli eventi come un professionista e non perdere alcun dettaglio con il modello di brief dell'evento. Organizza eventi di successo in qualsiasi momento, in qualsiasi luogo.
Sul Modello di Brief per Eventi...
Il modello di brief dell'evento ti aiuta a creare una panoramica completa di un evento che stai programmando di organizzare. Cosa deve essere realizzato prima dell'evento? Quali stakeholder sono coinvolti? Qual è il budget? Come sappiamo se stai facendo progressi verso i tuoi obiettivi? Scrivere un brief dell'evento ti permette di rispondere a queste domande.
Cos'è un brief dell'evento?
Un brief dell'evento è dove raccogli una descrizione dettagliata di un evento. Prima di organizzare un evento, compagnie e aziende creano un brief che serve da schema.
Un brief tipico include lo scopo dell'evento, una timeline e le date importanti, il budget, le informazioni dei partecipanti, una guida alle decorazioni e le preferenze sul locale.
Quando usare il modello di brief dell'evento
Usa il modello di brief dell'evento ogni volta che stai pianificando e svolgendo un evento. Potresti trovarlo particolarmente utile durante il lavoro con un team interfunzionale per pianificare un evento.
Perché un brief dell'evento è importante?
Organizzare un evento è un progetto di alta priorità. Per le piccole aziende, startup, i singoli imprenditori e le non-profit, un evento potrebbe rappresentare una notevole percentuale delle tue risorse complessive. Un evento ben organizzato può portare fatturato, clienti, client e buona pubblicità. Un evento mal organizzato può significare tempo e risorse sprecati. Per le aziende più grandi e le enterprise, gli eventi sono la tua possibilità di mostrare ciò che l'azienda può fare. Ma le notizie su un evento mal riuscito circoleranno molto in fretta.
Come usare il modello di brief dell'evento
Per le aziende e le organizzazioni, organizzare un evento è un gioco di alta priorità. Gli eventi sono costosi. Se un evento è ben progettato ed eseguito, puoi acquisire più clienti e fatturato e generare pubblicità positiva. Se un evento non va come previsto, rischi di bruciare le risorse, alienare i clienti e avviare un disastro mediatico. Il brief dell'evento serve come base del tuo evento. Ecco come puoi usare il modello per pianificare ed eseguire un evento di successo.
Passaggio 1: descrivi l'evento
Per fornire al tuo team o all'agenzia dell'evento un quadro chiaro, è importante iniziare con una panoramica dettagliata dell'evento. Come appare e sembra l'evento? Chi partecipa? Qual è il tema?
Passaggio 2: chiarisci i tuoi obiettivi
Organizzare un evento costa tempo e risorse, quindi è importante collegare il tuo evento a un obiettivo realizzabile. Stai organizzando un evento per aumentare la consapevolezza sul prodotto della tua azienda? Stai tenendo una raccolta fondi con un obiettivo monetario specifico in mente? A seconda del tuo obiettivo, l'agenzia o il team di progettazione prenderà decisioni diverse sul layout, il tema, l'aspetto e l'atmosfera e altri elementi chiave.
Passaggio 3: definisci un budget e una timeline
Quando pensi al budget, è utile chiedere quanto prevedi di spendere per ogni partecipante. Vuoi servire cibo e bevande? Quale tipo di luogo affitterai? Dove si terrà l'evento? Avrai bisogno di personale sul posto? Pianifica il tuo budget in base al reddito previsto dall'evento. Se stai vendendo biglietti, per esempio, chiedi quanti biglietti dovrai vendere per ottenere un profitto e a quale prezzo.
Una volta che avrai un'idea del tuo budget, delinea una timeline. Avrai una data per l'evento, ovviamente, ma crea altri traguardi importanti durante il processo. Ad esempio, potresti dover avere una sede garantita almeno tre mesi prima dell'evento, o potresti dover selezionare un catering un mese prima dell'evento.
Passaggio 4: profila i tuoi partecipanti
Una cena di networking per i dirigenti delle vendite sarà molto diversa dalla festa di fine anno della tua azienda. Ecco perché è fondamentale includere un profilo dettagliato dei tuoi partecipanti.
Passaggio 5: includi una guida sull'atmosfera e l'aspetto dell'evento
Il tuo team o agenzia dell'evento gestirà la maggior parte dell'aspetto e dell'atmosfera dell'evento, ma per garantire che il progetto sia completato in tempo e rientri nel budget, può essere utile includere una guida sull'aspetto e l'atmosfera dell'evento. La tua azienda od organizzazione hanno colori o loghi che vorresti usare? Sceglierai qualcosa di elegante e di classe, oppure divertente e giocoso? Scrivi una breve descrizione a cui il tuo coordinatore dell'evento può fare riferimento durante il processo di pianificazione.
Perché scrivere un brief dell'evento?
Sia che tu stia pianificando una raccolta fondi, un party di fine anno, una cena con i clienti o una festa di beneficenza, dovrai scrivere un brief dell'evento. Il brief dell'evento funge da mappa per il team eventi, il coordinatore o l'agenzia. Fornisce una guida sullo stile dell'evento, sul budget, sulle tempistiche e sui partecipanti, oltre ad altre informazioni essenziali. Utilizza un brief dell'evento per rimanere aggiornato/a, definire i tuoi obiettivi e i soggetti interessati.
Cosa sono i contenuti del brief dell'evento?
Un brief dell'evento semplifica il processo complesso di pianificazione di un evento e contiene obiettivi chiari, una timeline e un budget, i profili dei partecipanti, e garantisce che l'evento si sviluppi nel modo in cui l'hai immaginato. Indipendentemente se stai lavorando con un'agenzia per eventi o un coordinatore degli eventi in-house, è importante essere tutti sulla stessa lunghezza d'onda e a tale fine creare un brief dell'evento con questi componenti.
Come si scrive il brief di un evento?
Ci sono molti modi in cui puoi scrivere un brief dell'evento. In generale, la regola d'oro è di essere obiettivo e fornire prima le informazioni migliori in modo da invogliare le persone a partecipare al tuo evento. Dopo le informazioni di base come l'indirizzo e il tema o l'argomento dell'evento, puoi aggiungere intestazioni o i relatori di riferimento (se ci sono), esempi di attività, e chiudere con una nota positiva o perché questo evento è importante. Per scrivere il brief dell'evento, puoi usare il nostro modello pre-compilato.
Inizia ora con questo modello.
Modello di Audit delle Funzionalità
Ideale per:
Desk Research, Product Management, User Experience
Aggiungi funzionalità nuove o migliora quelle esistenti: questi sono i due percorsi per migliorare un prodotto. Ma quale dovresti scegliere? Un audit delle funzionalità ti aiuterà a decidere. Questo strumento di gestione del prodotto facile e potente ti darà un modo di esaminare tutte le funzionalità, raccogliere ricerche e organizzare discussioni dettagliate su quelle che, semplicemente, non funzionano. Poi puoi decidere se aumentare la visibilità di quelle funzionalità o la frequenza con la quale vengono usate (oppure se dovresti scartarle del tutto).
Modello di Piano di Comunicazione
Ideale per:
Marketing, Project Management, Pianificazione Progetti
Hai visto l'opportunità. Hai sviluppato il prodotto. Ora arriva una fase importante: trovare il tuo pubblico e parlare con loro in modo chiaro, memorabile e d'ispirazione. Hai bisogno di un piano di comunicazione, una strategia per controllare la tua narrativa in ogni fase della tua attività, e questo modello ti aiuterà a crearne uno valido. Non c'è bisogno di creare una nuova strategia ogni volta che hai qualcosa da comunicare. Qui, puoi semplificare il processo, rendere più fluida la tua messaggistica e comunicare in modi che crescono insieme alla tua azienda.
Modello di Icebreaker di Check-In
Ideale per:
Icebreakers, Meetings
Esegui una sessione dinamica online con il modello introduttivo di registrazione. Usa questo rompi ghiaccio prima della tua riunione per aumentare i livelli di energia, connettere le persone e riscaldare la stanza.
Modello di Warm Up - Wake Up delle Riunioni
Ideale per:
Icebreakers, Team Meetings
Inizia il tuo workshop o la tua riunione attivando ed energizzando tutti con questi 5 esercizi di riscaldamento. Non permettere mai più che la noia invada le tue sessioni.
Modello di Working Backwards
Ideale per:
Desk Research, Strategic Planning, Product Management
Amazon ha introdotto l'approccio del lavoro a ritroso basato su uno dei loro principi chiave: la celebrazione dell'ossessione dei clienti. Working backwards è un framework per pensare a un prodotto senza una roadmap dettagliata. Il tuo team di prodotto dovrà lavorare a ritroso partendo da un'immagine mentale del cliente per lanciare il tuo prodotto in un modo che li serva davvero. Il metodo richiede a chiunque abbia una nuova idea di prodotto o di funzionalità di articolare il suo obiettivo nella maniera più chiara possibile. Se la presentazione dell'idea colpisce la leadership, il passo successivo è mappare ciò di cui il team ha bisogno per arrivare al lancio del prodotto o delle funzionalità.
Modello di Mappa Strategica
Ideale per:
Leadership, Pianificazione Strategica, Mappatura
In che modo i tuoi obiettivi individuali o quelli del team si legano alla strategia aziendale generale? Una mappa strategica è un'immagine stilizzata della strategia e degli obiettivi della tua azienda. È efficace perché permette di visualizzare con chiarezza come questi elementi lavorano insieme. Le mappe strategiche possono aiutare ad allineare i vari obiettivi dei team alla strategia e alla missione generali. Con l'aiuto di questa mappa, i team possono creare opportuni KPI strategici. La creazione di mappe strategiche è spesso considerata parte della metodologia di balanced scorecard (BSC), che è uno strumento di pianificazione strategica per definire gli obiettivi del team generali.