Modèle Modélisation de Processus
Analysez et documentez des processus et les résultats de votre équipe.
À propos du modèle Modélisation de Processus
Quel est l'objectif d'une modélisation de processus ?
Vous ne penseriez jamais à partir dans l'inconnu sans carte. Une Modélisation de Processus n'est pas différente. La Modélisation de Processus est un exercice efficace pour évaluer, documenter ou élaborer une stratégie autour de tout plan ou approche que votre équipe pourrait avoir. En décomposant les objectifs, les activités et les résultats attendus à n'importe quel stade d'un projet, vous pouvez savoir si vous êtes sur la bonne voie ou si vous travaillez efficacement sur un problème.
La plupart des équipes qui utilisent des Modélisations de Processus cherchent à augmenter leur efficacité. En voyant un processus présenté sur la page, les équipes peuvent identifier les domaines à améliorer : comment rationaliser le processus, augmenter la communication et créer une meilleure documentation. Utilisez une cartographies des processus pour désigner vos parties prenantes, définir propriétés et limites, clarifier des responsabilités et établir des métriques.
Comment créer une modélisation de processus ?
L'objectif de la modélisation de processus est de décomposer votre projet afin que vos collaborateurs comprennent vos objectifs et comment vous comptez les atteindre. En divisant le projet en étapes, vous pouvez éviter les malentendus et vous assurer que tout le monde est aligné avant d'aller de l'avant.
Étape 1 : définir votre objectif.
Quel est le problème que vous voudriez résoudre ? Quel est le processus que vous souhaitez visualiser ?
C'est le moment de penser en grand. Au fur et à mesure que vous avancez dans votre Modélisation de Processus, vous passerez de plus en plus de temps à découper votre projet en petits morceaux. Pour l'instant, cependant, n'hésitez pas à vous fixer un objectif large.
Étape 2 : brainstorming.
Quelles mesures devrez-vous prendre pour résoudre ce problème ? Comment va se dérouler le processus ?
Ne vous enlisez pas trop dans l'ordre dans lequel vous devez entreprendre le processus. Concentrez-vous sur la transcription de toutes les étapes sur papier. Pensez aux parties prenantes que vous devrez impliquer dans ce projet. Vous pouvez également réfléchir aux ressources dont vous aurez besoin pour faire le travail.
Étape 3 : définir le succès.
Comment saurez-vous que vous avez résolu le problème ? Quand le processus est-il terminé ?
De nombreuses équipes sautent cette étape, mais il est important de ne pas la négliger. En définissant des métriques claires pour le succès - ou même juste un point d'arrêt - vous vous donnez quelque chose sur quoi travailler.
Étape 4 : mettre les choses en ordre.
Quelles mesures prendrez-vous pour résoudre le problème ? Dans quel ordre devez-vous travailler pour vous assurer que le processus se fait ?
Il est maintenant temps de réfléchir linéairement. Prenez toute la matière première de votre brainstorming et commencez à mettre les choses en ordre. S'il est trop difficile de travailler de manière linéaire, commencez par définir ce que vous devrez faire en premier et en dernier, puis travaillez sur tout le reste.
Étape 5 : dessiner.
À quoi ressemble le problème ? Comment pouvez-vous visualiser le processus ?
Il est temps d'utiliser votre modèle de Modélisation de Processus. Commencez par créer une clé. La clé doit contenir des symboles que vous utiliserez tout au long de la modélisation des processus. Vous pouvez avoir besoin de symboles pour représenter les activités, les entrées, les sorties, les décisions et les points d'arrivée. Utilisez un système qui est intuitif et évolutif. Par exemple, de nombreuses personnes aiment utiliser des flèches pour indiquer le déroulement de la prise de décision.
Étape 6 : examiner la modélisation.
Êtes-vous bien placé pour résoudre le problème ? La modélisation des processus semble-t-elle exploitable et digeste ?
Invitez les parties prenantes à interroger la modélisation. Portez une attention particulière aux éventuelles redondances, aux goulots d'étranglement et aux problèmes de processus de travail. Passez en revue chaque étape pour vous assurer qu'elles découlent logiquement les unes des autres. Il peut être utile de revenir aux documents de votre brainstorming et de vous assurer que rien n'a été perdu en chemin.
Vous avez besoin d'autres modèles pour soutenir le développement de vos projets ? Découvrez ceux-ci :
Modèle de diagramme de contexte : pour comprendre comment les entités externes affectent votre système à haut niveau.
Modèles de diagramme de flux : pour décrire un nouveau processus ou à réévaluer les processus existants.
Quels sont les différents types de modélisations de processus ?
Il existe quelques types de cartes de processus que vous pouvez utiliser : La carte SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, and Customer), la carte de déploiement, la carte Swimlane et la carte des flux de valeur. Chacune de ces cartes a un objectif différent pour votre organisation et vous permettra de mieux comprendre la cartographie de vos processus d'entreprise.
Quels sont les trois avantages de la création d'une modélisation des processus ?
Lorsque vous disposez d'un modèle de modélisation de processus, vous pouvez rapidement identifier les étapes d'un processus qui doivent être automatisées et améliorées. Vous pouvez clarifier l'état actuel du processus et la communication entre les équipes et les départements.
Qu'est-ce que la modélisation de processus dans la gestion de projet ?
L'outil de modélisation de processus peut vous aider à visualiser les activités au sein d'un processus donné. Les chefs de projet l'utilisent généralement pour savoir quelles étapes sont nécessaires à la réalisation d'un projet ou d'un flux de travail.
Commencer avec ce modèle maintenant.
Modèle Plan de Projet Simple
Idéal pour:
Gestion de projet, Planification Stratégique, Planification de projet
Un projet simple est comme un point de repère pour votre équipe, l'aidant à répondre à toutes les grandes questions sur un projet. Le plan de projet doit décrire la nature du plan, pourquoi vous le faites, comment vous allez y arriver, comment vous allez réaliser chaque étape du processus, et combien de temps chaque étape devrait prendre. Si vous êtes un chef de projet ou un chef d'équipe, utilisez ce modèle pour démarrer un plan de projet simple, qui peut ensuite être adapté aux projets d'équipe internes ou aux projets de partenaires clients externes.
Modèle Réunion de Réflexion
Idéal pour:
Réunions d'équipe, Brainstorming, Réunions
Lorsque les emplois du temps sont surchargés, l'apprentissage par la pratique devient la méthode d'apprentissage par défaut. Prenez donc le temps de permettre à votre équipe d'apprendre par d'autres moyens précieux - en réfléchissant et en écoutant. Menée par des "apprenants" (membres de l'équipe qui partagent avec le reste de l'équipe), une réunion de réflexion permet aux collaborateurs de partager de nouvelles informations sur l'activité d'un client ou une initiative interne, de proposer des techniques de résolution de problèmes, voire de recommander des livres ou des podcasts à consulter. Les réunions de réflexion encouragent également les collègues de tous niveaux à s'engager dans le développement professionnel de leurs coéquipiers.
Modèle Diagramme Swimlane
Idéal pour:
Diagrammes de flux, Diagrammes, Workflows
Lorsque les processus commencent à devenir désordonnés, c'est une bonne idée de prendre du recul et de visualiser qui fait quoi et quand. Un diagramme Swimlane prend un endroit physique familier et quotidien (une piscine) et transforme l'idée de « couloirs de nage » en une métaphore pour l'organisation des processus au sein d'une équipe, d'un groupe de travail, d'un service ou d'une organisation à plusieurs niveaux. Cette représentation visuelle digeste et centralisée utilise la métaphore des couloirs dans une piscine pour clarifier un processus complexe. Utilisez un diagramme Swimlane pour clarifier les rôles avant un projet majeur, pour mettre à jour un nouvel employé ou votre structure organisationnelle, et bien plus encore.
Modèle de Diagramme de Flux
Idéal pour:
Diagrammes de flux, Cartographie, Diagrammes
Vous essayez d'expliquer un processus ou un flux de travail à votre équipe, ou vous essayez simplement de le comprendre vous-même ? Parfois, il vous suffit de le voir visuellement. C'est à ce moment-là que la création d'un diagramme de flux entre en jeu. À l'aide de formes (en général, uniquement des ovales, des rectangles, des losanges et des flèches), un organigramme vous montre la direction d'un processus ou d'un flux de travail et l'ordre des étapes. En plus de vous donner une compréhension claire, vous serez également en mesure de voir les défauts et les goulots d'étranglement potentiels, ce qui vous aidera à affiner et à améliorer votre processus et à créer un meilleur produit plus efficacement.
Modèle de Carte des Parties Prenantes
Idéal pour:
Business Management, Cartographie, Workflows
Une carte des parties prenantes est un type d'analyse qui vous permet de regrouper les personnes selon leur pouvoir et leur intérêt. Utilisez ce modèle pour organiser toutes les personnes qui s'intéressent à votre produit, projet ou idée dans un seul espace visuel. Cela vous permet de voir facilement qui peut influencer votre projet et comment chaque personne est liée à une autre. Largement utilisée dans la gestion de projet, la cartographie des parties prenantes est généralement effectuée au début d'un projet. Faire une cartographie des parties prenantes dès le début aidera à empêcher les problèmes de communication, à garantir que tous les groupes sont alignés sur des objectifs et à définir des attentes concernant les résultats.
Modèle Programme de Travail
Idéal pour:
Cartographie, Planification de projet
Un programme de travail est essentiellement une feuille de route pour un projet. Il articule les étapes que vous devez suivre pour atteindre l'objectif souhaité, fixe des objectifs démontrables et établit des objectifs mesurables. Un programme de travail efficace vous guide tout au long du cycle de vie d'un projet, vous permettant d'obtenir des résultats en collaborant avec votre équipe. Bien que les programmes de travail varient, ils contiennent généralement quatre éléments principaux : les objectifs, la stratégie, les tactiques et les résultats attendus.