Modèle de Réunion
Organisez des réunions d’équipe plus efficaces et plus collaboratives qui mettront votre équipe sur la voie de la réussite.
À propos du modèle de Réunion
Tout le monde a déjà participé à une réunion qui ne s'est pas déroulée comme prévu. Peut-être que vous avez dévié du sujet initial ou que vous avez manqué de temps pour accomplir tout ce que vous aviez l'intention de faire - ou peut-être que cela vous a semblé juste une perte de temps. Pour éviter cela, il est important de se préparer à organiser une réunion d'équipe à l'avance. Avec ce modèle simple mais efficace, vous pouvez vous préparer à organiser une réunion d'équipe qui coche toutes les cases. Préparez vos collaborateurs à réussir, donnez à chacun le temps et l'espace nécessaires pour contribuer à la réunion et maintenez vos projets sur la bonne voie.
Qu'est-ce qu'une Réunion d'Equipe ?
Les réunions d'équipe font partie intégrante de nos carrières. Selon la taille et la structure de votre organisation, vous pourriez vous retrouver dans des réunions d'équipe quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles. Malheureusement, cela n'empêche pas beaucoup d'entre nous de les redouter. Alors que les réunions sont vitales pour la collaboration, elles sont parfois remplies de digressions, de discussions hors sujet et de temps perdu. Pourquoi cela se produit-il si souvent ?
La réponse est simple. Beaucoup d'entre nous ne se préparent pas pour les réunions parce que nous ne savons pas comment, ou nous n'en avons pas le temps. En créant un moyen simplifié d'intégrer la préparation de réunions dans votre flux de travail, vous vous assurez que vos réunions sont efficaces, engageantes et collaboratives.
Quand utiliser le modèle de Réunion
Utilisez le modèle chaque fois que vous organisez une réunion à distance, hybride ou en personne.
Créez votre propre Réunion
Créer votre propre Agenda de Réunion
Créer votre propre Réunion d'Equipe est facile. L'outil de tableau blanc de Miro est le canvas parfait pour les créer et les partager. Commencez par sélectionner le modèle de Réunion, puis suivez les étapes suivantes pour créer le vôtre.
1. Demandez à vos collaborateurs ce qu'ils trouvent utile. L'une des plaintes les plus courantes concernant les réunions d'équipe est qu'elles paraissent être une perte de temps. Lorsque les gens viennent à une réunion en s'attendant à ce qu'ils n'en retirent rien, ils sont moins susceptibles d'écouter et de contribuer - et ils peuvent même commencer à manquer des réunions. Avant de commencer une réunion, demandez à vos collaborateurs ce qu'ils aimeraient le plus voir, faire ou discuter. Y a-t-il quelque chose sur lequel ils aimeraient avoir l'avis de l'équipe ? Y a-t-il un défi dont ils aimeraient parler ?
2. Utilisez leur contribution pour établir un ordre du jour. Avant la réunion, prenez le temps de créer un ordre du jour afin que tout le monde sache sur quoi la réunion va porter avant d'entrer dans la salle (ou la salle virtuelle). Soyez transparent sur les raisons pour lesquelles vous avez inclus ou non certains points à l'ordre du jour.
3. Partagez les points de l'ordre du jour. Avant la réunion, assurez-vous que tout le monde reçoive une copie de l'ordre du jour afin qu'ils puissent se préparer. Beaucoup de personnes trouvent utile d'inscrire les points de l'ordre du jour sous forme de question. Par exemple, au lieu de « calendrier éditorial », vous pouvez essayer « Devrions-nous mettre à jour le calendrier éditorial ? » Une expression comme « calendrier éditorial » peut laisser les participants se demander de quoi ils vont parler exactement, ce qui rend leur préparation plus difficile. Mais l'usage d'un langage concret leur donne quelque chose à préparer. Pendant la réunion, affichez l'ordre du jour au tableau afin que chacun puisse s'y référer pendant la discussion.
4. Utilisez le tableau blanc pour allouer du temps pour chaque sujet. Cela garantit que vous aborderez tous les sujets de l'ordre du jour sans manquer de temps et cela permet à vos collaborateurs de construire leurs questions et commentaires en fonction du temps qui leur a été imparti. Vous pouvez même démarrer une minuterie lorsque tout le monde commence à discuter d'un élément donné de l'ordre du jour et accepter de passer à l'élément suivant après un certain laps de temps.
5. Fournissez divers canaux que les gens peuvent utiliser pour communiquer. Lorsqu'il s'agit de s'exprimer lors des réunions, chacun a une zone de confort différente. Certaines personnes sont vraiment à leur avantage lorsqu'elles peuvent exprimer verbalement ce qu'elles pensent. D'autres préfèrent écrire leurs pensées. D'autres encore pourraient même préférer dessiner un croquis rapide. En ne fournissant qu'un seul moyen de communication à vos collaborateurs, vous risquez de bloquer de nombreuses voix dans la pièce. Profitez de Miro pour offrir à vos collaborateurs une myriade de moyens de partager pendant la réunion, y compris la boîte de discussion ou l'importation de croquis.
6. Envoyer des éléments. Après la réunion, assurez-vous d'envoyer un récapitulatif de ce dont vous avez discuté, en plus du tableau lui-même. De cette façon, tout le monde peut se référer à ses notes et se mettre au travail.
Commencer avec ce modèle maintenant.
Modèle Plan d'Action Correctif
Idéal pour:
Gestion de projet, Opérations, Planification Stratégique
Pour un manager ou un responsable RH, c'est la partie la moins amusante du travail : documenter les problèmes de performance d'un employé et en parler directement à celui-ci. Un plan d'action correctif rend cette tâche difficile un peu plus facile en plaçant ces problèmes dans un cadre professionnel et documenté. De cette façon, le processus, les prochaines étapes et les détails des conversations sont tous clairement documentés. Ce modèle vous permettra d'éliminer les problèmes de communication, d'aligner vos attentes et de fournir des instructions étape par étape à votre employé.
Modèle de Méthode Kaizen
Idéal pour:
Méthodologie Agile, Opérations, Documentation
Qu'est-ce qui rend une grande entreprise formidable ? Elles savent que la grandeur doit être encouragée et maintenue, ce qui signifie qu'elles ne cessent de travailler pour s'améliorer. Si vous faites partie de ces entreprises (ou aspirez à en faire partie), un rapport Kaizen est un outil idéal. Il crée un guide visuel simple pour les activités d'amélioration continue en équipe, au niveau du département et de l'organisation. En utilisant la méthode Kaizen, chaque employé d'une organisation audite ses propres processus et comprend ce qu'il aurait pu négliger, ce qui en fait un outil puissant pour accroître la responsabilité à tous les niveaux.
Modèle Exercices d’échauffement et d'éveil
Idéal pour:
Icebreakers, Team Meetings
Commencez votre atelier ou votre réunion en encourageant tout le monde à s’activer et en leur apportant de l’énergie grâce à ces 5 exercices d’échauffement. Ne laissez plus jamais l’ennui envahir vos sessions.
Modèle de Tableau Agile
Idéal pour:
Méthodologie Agile, Réunions, Workflows Agile
Faisant partie du cadre Agile populaire, un tableau Agile est un affichage visuel qui vous permet de synchroniser les tâches tout au long d'un cycle de production. Le tableau Agile est généralement utilisé dans le contexte des méthodes de développement Agile telles que Kanban et Scrum, mais n'importe qui peut adopter l'outil. Utilisé par les développeurs de logiciels et les chefs de projet, le tableau Agile permet de gérer la charge de travail de manière flexible, transparente et itérative. Le modèle Agile fournit un moyen facile de démarrer avec une mise en page prédéfinie de pense-bêtes personnalisables pour vos tâches et votre équipe.
Modèle de Brainwriting
Idéal pour:
Education, Ideation, Brainstorming
Le brainstorming est une si grande partie de l'idéation. Mais tout le monde n'est pas à l'aise sous les projecteurs, à s'exprimer et à s'appuyer sur les idées des autres. Le brainwriting est une solution géniale pour eux, les penseurs créatifs qui se trouvent être très introvertis. Cette approche et ce modèle invitent les participants à réfléchir calmement et à écrire leurs idées, puis à les transmettre à quelqu'un d'autre qui lira l'idée et y ajoutera des choses. Ainsi, vous obtiendrez des idées créatives de tout le monde, pas seulement des personnes les plus bruyantes.
Modèle de Personas
Idéal pour:
Marketing, Desk Research, Expérience client
Une persona est un outil pour représenter et synthétiser un public cible pour votre produit ou service que vous avez recherché ou observé. Que vous soyez dans le marketing de contenu, le marketing de produits, la conception ou la vente, vous travaillez avec une cible en tête. Peut-être que c'est votre client ou votre prospect. Peut-être que c'est une personne qui bénéficiera de votre produit ou service. Habituellement, c'est toute une collection de personnalités et de besoins qui se croisent de manière intéressante. En distillant vos connaissances sur un utilisateur, vous créez un modèle de la personne que vous espérez cibler : c'est une persona.