Modèle Agenda de Réunion
Définissez vos attentes sur ce qui doit avoir lieu avant, pendant et après une réunion.
À propos du modèle Agenda de réunion
Tout le monde a déjà participé à une réunion qui a digressé, n'a pas atteint ses objectifs prévus et qui a semblé être une perte de temps. Pour éviter cela, il est crucial de créer un agenda de réunion. Un agenda de réunion définit vos attentes sur ce qui doit se produire avant, pendant et après une réunion. Avec cet outil simple mais efficace, vous pouvez permettre à vos collaborateurs de se préparer, de rester concentrés sur leurs tâches et d'allouer le temps approprié à chaque sujet de discussion.
Continuez à lire pour en savoir plus sur les agendas de réunion et comment ils peuvent aider votre équipe !
Qu'est-ce qu'un Agenda de Réunion ?
Les réunions font partie de la vie. Pour la plupart d'entre nous, elles font partie intégrante de la collaboration et il serait impossible de faire avancer les choses sans elles. Si tel est le cas, alors pourquoi sommes nous si nombreux à redouter les réunions ? Pourquoi certaines réunions sont sujettes aux digressions, aux discussions hors sujet et aux participants non préparés ?
La réponse est simple : la plupart des réunions n'ont pas de programme clair.
En envoyant à l'avance un agenda de réunion aux participants, vous leur permettez de se préparer à la discussion. Ils peuvent réfléchir aux sujets proposés, formuler des questions, et effectuer tout autre travail nécessaire pour se préparer. Un agenda permet à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde.
Tout aussi important, un agenda de réunion aide à identifier quand la discussion est terminée, pour éviter des réunions interminables qui se finissent sans un sentiment d'accomplissement. Lorsque des questions ou des obstacles surgissent au cours d'une réunion, vous pouvez vous référer à l'Agenda de la réunion pour voir s'ils entrent dans le cadre de la discussion prévue.
Quand utiliser un Agenda de réunion
Comme pratique optimale, créez votre Agenda de réunion en avance. Essayez de l'envoyer à votre équipe au moins un jour avant chaque réunion. De cette façon, vous donnez à vos collaborateurs le temps de revoir le programme avant de vous réunir.
Créez votre propre Agenda de Réunion
Créer votre propre agenda de réunion est facile. L'outil de tableau blanc Miro est le canvas parfait pour les créer et les partager. Commencez par sélectionner le modèle d'Agenda de réunion, puis suivez les étapes suivantes pour créer le vôtre.
Obtenez l'avis de vos collaborateurs.
Les réunions avec votre équipe représentent un temps précieux. Et si vos collaborateurs ont l'impression de perdre ce temps, ils pourraient commencer à sauter des réunions. Il est important de sélectionner les sujets qui nécessitent l'avis de toute votre équipe. Personne ne devrait se demander pourquoi il participe à une réunion.
Pour vous assurer que tout le monde est investi pendant la réunion, demandez à vos collaborateurs ce qu'ils aimeraient inclure à l'agenda du jour.
Si vous décidez de ne pas inclure quelque chose qu'ils ont suggérés, soyez transparent. Dites-leur pourquoi vous ne l'avez pas inclus et suggérez un autre moment pour discuter de leur sujet.
À l'aide du modèle, listez les points de l'Agenda.
Beaucoup de personnes trouvent utile d'inscrire les points de l'agenda sous forme de questions. Par exemple, au lieu de « calendrier éditorial », vous pouvez essayer « devrions-nous mettre à jour le calendrier éditorial ? » Une expression comme « calendrier éditorial » peut être vague pour les participants qui se demanderont de quoi ils vont devoir parler, ce qui rend leur préparation plus difficile. Alors qu'utiliser un langage concret leur donne de quoi se préparer.
Allouez du temps pour chaque sujet.
C'est crucial pour trois raisons. Premièrement, il est plus probable que vous abordiez tous les sujets à l'ordre du jour sans manquer de temps. Deuxièmement, cela permet à vos coéquipiers d'adapter leurs questions ou commentaires au temps qui leur a été alloué. Troisièmement, si tous les participants sont conscients du temps pendant la réunion, ils sont plus susceptibles d'être attentifs et de rester sur la bonne voie.
Nommez un responsable de la réunion.
Idéalement, vous devriez alterner entre les collaborateurs pour répartir équitablement la responsabilité de diriger la réunion. Le responsable de la réunion surveille le temps, rappelle à chacun de rester concentré sur le sujet, et prend des notes si nécessaire. À la fin de la réunion, le responsable peut enregistrer tous les éléments d'action à aborder lors de la prochaine réunion.
Envoyez votre agenda à l'avance.
Si vous le pouvez, essayez d'envoyer le programme au moins 24 heures à l'avance afin que vos collaborateurs aient la possibilité de le passer en revue.
Note : pour la prise de notes pendant la réunion, notre modèle de carte mentale vierge est un excellent outil qui vous permet de noter les idées clés autour du sujet de la réunion, en les organisant avec des branches. Vous pouvez ensuite y ajouter des détails et des sous-idées, et utiliser des couleurs et des images pour visualiser les concepts. Révisez et résumez à la fin, puis partagez la carte mentale des notes de la réunion avec les participants pour référence.
Que doit-on inclure dans un agenda de réunion ?
Un modèle d'agenda de réunion d'équipe peut être très flexible, mais certains éléments sont fondamentaux pour le bon déroulement d'une réunion : les objectifs, les sujets, les créneaux horaires et le résultat. Si vous incluez ces éléments, vous et votre équipe pourrez facilement vous aligner sur les projets à l'aide du modèle d'agenda de réunion, définir des attentes claires et diriger la réunion plus efficacement.
Comment sauvegarder votre agenda de réunion terminé au format PDF ?
Avec Miro, vous pouvez télécharger votre modèle d'agenda de réunion sous forme de fichier PDF pour l'imprimer. Il suffit de créer votre modèle et de le télécharger pour qu'il soit prêt à être imprimé. Cependant, il est bon de réfléchir aux avantages de conserver votre modèle de réunion en ligne. Avec une copie papier, il est difficile d'apporter des modifications. Notre modèle en ligne vous permet de déplacer instantanément des éléments, d'ajouter des commentaires et des suggestions, et d'obtenir l'avis de vos collègues. Si vous avez une équipe à distance, un agenda en ligne est également plus facile à distribuer. Avant d'imprimer l'ordre du jour de votre réunion, pensez aux avantages supplémentaires que vous obtiendrez en l'utilisant en ligne.
Modèle de Rétrospective Mad/Sad/Glad
Idéal pour:
Brainstorming, Idéation, Rétrospectives
Il est tentant de mesurer le succès d'un sprint uniquement en fonction du respect des objectifs et des délais. Mais il existe un autre indicateur de réussite important : les émotions. Et Mad Sad Glad est une technique populaire et efficace permettant aux équipes d'explorer et de partager leurs émotions après un sprint. Cela vous permet de mettre en évidence le positif, de souligner les préoccupations et de décider comment avancer en équipe. Ce modèle facilite la conduite d'un Mad Sad Glad qui vous aide à renforcer la confiance, à améliorer le moral de l'équipe et à accroître l'engagement.
Modèle de Rétrospective Start/Stop/Continue
Idéal pour:
Rétrospectives, Réunions, Workshops
Donner et recevoir des retours peut être difficile et intimidant. Il est difficile de revenir sur un trimestre ou même une semaine et de classifier un ensemble de décisions comme « positives » et « négatives ». Le framework Start Stop Continue a été créé pour faciliter la réflexion sur les expériences récentes de votre équipe. Le modèle Start Stop Continue encourage les équipes à examiner les actions spécifiques qu'elles devraient commencer à faire, arrêter de faire et continuer à faire. Ensemble, les collaborateurs s'entendent sur les étapes les plus importantes pour être plus productifs et plus performants.
Modèle Icebreaker d’introduction
Idéal pour:
Icebreakers, Meetings
Organisez une session en ligne dynamique grâce au modèle Icebreaker d’introduction. Utilisez cet icebreaker avant de commencer votre réunion pour booster les niveaux d’énergie, encourager les personnes participantes à interagir et débuter la réunion en douceur.
Modèle Ordre du jour de réunion d'équipe
Idéal pour:
Réunions d'équipe, Documentation, Workshops
Il est important de consacrer du temps à votre équipe pour vous aider à prendre des décisions, à vous aligner sur les priorités et à avancer ensemble dans la même direction. Les ordres du jour de réunion d'équipe aident à ajouter un calendrier et une structure à votre réunion lorsque vous devez partager des informations et collaborer avec votre équipe. Ils permettent également à votre équipe de se mettre d'accord sur les objectifs, les points de discussion, les actions à entreprendre et qui dirigera les prochaines étapes. Une réunion d'équipe ininterrompue avec un ordre du jour peut aider votre équipe à évaluer ses progrès par rapport aux OKR (objectifs et résultats clés), à partager des mises à jour, à discuter d'éventuels obstacles et à réfléchir à des idées.
Modèle de Rétrospective rapide
Idéal pour:
Enseignement, Rétrospectives, Réunions
Un modèle de rétrospective vous permet de mener des réunions pertinentes et de faire le bilan de votre travail pour travailler plus efficacement à l’avenir. Le terme « rétrospective » a gagné en popularité par rapport aux termes « débriefing » et « post-mortem », car il est plus neutre. Certaines équipes qualifient ces réunions de « rétrospectives de sprint », de « rétrospectives d’itération » ou encore de « rétrospectives agiles ». Que vous soyez une équipe Scrum utilisant une méthodologie agile ou que vous réalisiez une rétrospective plus spécifique (comme la rétrospective « mad, sad, glad »), les objectifs sont généralement les mêmes : découvrir ce qui s’est bien passé, identifier la cause fondamentale des problèmes que vous avez rencontrés et trouver des moyens de faire mieux la prochaine fois.
Modèle PI Planning
Idéal pour:
Méthodologie Agile, Planification Stratégique, Développement de logiciels
Le PI Planning signifie « planification par incréments de programme ». Partie intégrante d'un Scaled Agile Framework (SAFe), le PI Planning aide les équipes à élaborer des stratégies vers une vision partagée. Au cours d'une session de PI Planning typique, les équipes se réunissent pour examiner un backlog de programme, s'aligner de manière polyvalente et décider des prochaines étapes. De nombreuses équipes organisent un événement de PI planning toutes les 8 à 12 semaines, mais vous pouvez personnaliser votre calendrier de planification en fonction de vos besoins. Utilisez le PI planning pour décomposer les fonctionnalités, identifier les risques, trouver les dépendances et décider quels récits vous allez développer.