Plantilla de propuesta de proyecto
Obtén la aceptación de las partes interesadas y organiza tus ideas antes de un proyecto.
Sobre el modelo de propuesta de proyecto
¿Qué es una propuesta de proyecto?
Una propuesta de proyecto describe lo que quieres lograr, los objetivos y cómo piensas alcanzarlos. Por lo general, una propuesta de proyecto ofrece al lector cierto contexto sobre el proyecto, explica por qué es importante y enumera las acciones que llevará a cabo para completarlo.
Las propuestas de proyecto tienen múltiples usos. A menudo, las empresas utilizan las propuestas de proyecto para obtener la aprobación externa de un donante o una parte interesada externa. Pero muchas empresas también elaboran propuestas de proyecto para conseguir la aceptación interna.
¿Qué debo incluir en una propuesta de proyecto?
Una propuesta de proyecto debe ser integral para ser eficaz. No sólo es importante incluir lo que se va a hacer, diseñar o ejecutar, sino también mostrar por qué un proyecto es importante. Esto significa incluir información de fondo sobre un proyecto, las implicaciones del mismo y lo que ya se ha hecho. Una propuesta debe responder a qué es el proyecto, por qué es importante, cómo se llevará a cabo y quién participará.
¿Para qué sirve una propuesta de proyecto?
Las propuestas de proyectos son vitales. Son el andamiaje de cualquier esfuerzo profesional. Antes de invertir recursos en un proyecto, una propuesta de proyecto puede ser eficaz para evaluar el valor de un proyecto potencial. Este tipo de documento es especialmente útil para comunicar ideas a clientes y partes interesadas externas que necesitan comprender mejor el concepto y el alcance de un proyecto.
Cómo crear una propuesta de proyecto:
Paso 1: Escribir un resumen ejecutivo.
Un resumen ejecutivo es como un resumen antes de un documento. Utiliza el resumen ejecutivo para explicar el proyecto, pero también para conseguir su aceptación. Piensa en él como un discurso de ascensor o elevator pitch. Explica a tu lector por qué estás emprendiendo este proyecto, qué estás haciendo para tener éxito y cómo será el éxito.
Paso 2: Contextualizar el proyecto.
Presenta a tu lector una breve historia. Háblele de proyectos similares que haya emprendido. Si nunca ha emprendido este tipo de proyecto, explique por qué es el momento de hacerlo. Muéstrele al lector cómo ha aprendido de los proyectos anteriores para optimizar el éxito de éste.
Paso 3: Describe tus necesidades.
Recuerda que el objetivo de una propuesta de proyecto es conseguir su aceptación. Dile a su lector lo que necesita para tener éxito. Esto puede incluir recursos, dinero, materiales y personal.
Paso 4: Muestra el problema que estás resolviendo.
Empieza diciendo al lector qué problema pretendes resolver exactamente. Explique por qué cree que es importante resolver ese problema concreto. Enmarca el problema como una oportunidad. No es sólo un obstáculo, es un mercado potencial. A continuación, defiende tu negocio. Para ganarte al lector, tienes que convencerle de que tu proyecto es el más adecuado para resolver este problema. Destaca las técnicas de gestión de proyectos, las habilidades y los recursos que tu empresa aporta. No sea modesto.
Paso 5: Crea un presupuesto y un calendario.
Esboza una estimación de la duración del proyecto. Incluye algunos hitos que, una vez alcanzados, te permitan saber que el proyecto va por buen camino. Y hazle saber al lector cuánto costará emprender este proyecto. Asegúrate de explicar cómo y por qué piensas gastar ese dinero.
Paso 6: Defina los responsables de la toma de decisiones.
Aclara cuáles son las partes interesadas internas que gestionarán el proyecto. De este modo, el lector sabrá a quién dirigirse si quiere asociarse con tu empresa o saber más. También puedes aclarar las partes interesadas externas que deben aprobar el proyecto.
Paso 7: Establece un plan de comunicación.
Cuando termines el proyecto, ¿cómo piensas contárselo al mundo? Dile a tu lector cómo se verá afectado su público por el proyecto y cómo piensas comunicar ese impacto. Si tienes un equipo de marketing, colabora con ellos en esta sección. Deben incluir toda la documentación, los comunicados de prensa, los correos electrónicos, los anuncios y las campañas en las redes sociales que planean realizar cuando el proyecto esté terminado.
Paso 8: Añade cualquier información adicional.
Muchas personas incluyen un apéndice que profundiza en la información de la propuesta. Puedes utilizar el apéndice para la documentación técnica o las estadísticas que podrían estropear la propuesta en sí, pero que podrían interesar a tu lector.
Comienza ahora mismo con esta plantilla.
Plantilla para el roadmap de producto (básico)
Ideal para:
Gestión de producto, Hojas de ruta
Las hojas de ruta de producto ayudan a comunicar la visión y el progreso de lo que está por venir para tu producto. Es un recurso importante para alinear a los equipos y los interesados valiosos, incluidos ejecutivos, los encargados de ingeniería, de marketing, del éxito del cliente y de ventas, en torno a tu estrategia y las prioridades. Una hoja de ruta de producto puede dar información a la gerencia futura de un proyecto, describir las nuevas funciones y los objetivos de un producto, así como indicar el ciclo de vida de un nuevo producto. Si bien las hojas de ruta de productos se pueden personalizar, la mayoría contienen información sobre los productos que estás desarrollando, cuándo los estás desarrollando y las personas que participan en cada etapa.
Plantilla para el cuadro de mando integral
Ideal para:
Operaciones, Planificación estratégica, Planificación de proyecto
Comunica claramente los objetivos de tu equipo y mide tus avances con precisión. No es difícil, ¿verdad? En realidad, es un desafío fundamental para muchas empresas. Un cuadro de mando integral puede ser útil. Coloca una serie de mapas estratégicos en una pantalla (una fuente de verdad) que muestra las tareas de los miembros del equipo y los prepara para el éxito. Si pones tu cuadro de mando integral a trabajar correctamente (y Miro te ayuda a hacerlo fácilmente), mejorarás en tres áreas clave: planificación estratégica, comunicación estratégica e informes sobre el rendimiento.
Plantilla de análisis FMEA
Ideal para:
Metodología Agile, Planificación estratégica, Desarrollo de producto
Cuando estás desarrollando un negocio o gestionando un equipo, el riesgo es parte del territorio. No puedes eliminarlo. Pero PUEDES identificarlo y mitigarlo para aumentar las probabilidades de éxito. El análisis de efectos y modos de fallas (FMEA) es una herramienta potente diseñada para ayudarte a gestionar el riesgo y los problemas potenciales identificándolos dentro de un proceso, producto o sistema. Y si los detectas tempranamente en el proceso, podrás evitar hacer cambios costosos que surgen en otras etapas o, lo que es peor, después de que tienen impacto sobre los clientes y su experiencia.
¿Qué? ¿Entonces qué? ¿Ahora qué? Plantilla
Ideal para:
Workflows Agile, Restrospectivas, Brainstorming
El ¿qué? ¿Entonces qué? ¿Ahora qué? Estructurar te da poder para descubrir vacíos en tu conocimiento y para aprender de la perspectiva de otras personas. Puedes usar la plantilla "¿Qué? ¿Entonces qué? ¿Ahora qué? para guiar un grupo o a ti mismo a través de un ejercicio de reflexión. Comienza pensando en un evento o situación específicos. Durante cada etapa, haz preguntas orientadoras que ayuden a los participantes a reflexionar sobre sus pensamientos y experiencias. Si trabajas con tu equipo, puedes usar la plantilla para registrar tus ideas y orientar la experiencia.
Plantilla de plan de acción correctiva
Ideal para:
Gestión de proyectos, Operaciones, Planificación estratégica
Para un gerente o líder de RR. HH., documentar los problemas de desempeño de un empleado y hablar con él al respecto es la parte menos divertida de su trabajo. Un plan de acción correctiva facilita un poco esa dura tarea porque pone los problemas en un marco profesional y por escrito. De esa manera, el proceso, los próximos pasos y los detalles de las conversaciones están documentados claramente. Esta plantilla te permitirá eliminar la comunicación poco clara y alinearte con las expectativas, además de dar a tu empleado instrucciones paso a paso.
Plantilla de lluvia de ideas inversa
Ideal para:
Ideation, Brainstorming, Team Meetings
La lluvia de ideas inversa es una técnica que insta a un grupo a pensar en los problemas en lugar de en las soluciones. Debido a que naturalmente pensamos en problemas, es una gran forma de conseguir que un grupo anticipe los problemas que pueden ocurrir durante un proyecto. Para participar de una lluvia de ideas inversa, comienza identificando un problema y luego piensa en cosas que puedan agravarlo. Pide a tu equipo que genere ideas relacionadas con formas en que ese problema podría empeorar. Luego vuelve a pensar en las soluciones para esos problemas y evalúa tus ideas.