Plantilla de plan de proyecto

Sobre la plantilla de plan de proyecto

¿Qué es un plan de proyecto en la gestión de proyectos?

Los gestores de proyecto se basan en los planes de proyecto, o project charter, como una fuente de verdad para obtener los detalles de un proyecto. Los planes de proyecto explican los objetivos básicos, el alcance, los miembros de equipo y más elementos involucrados en el proyecto. Para la gestión de proyectos organizada, los estatutos pueden resultar útiles porque alinean a todos en torno al entendimiento compartido de los objetivos, estrategias y entregas de un proyecto de cualquier alcance.

¿Qué debes incluir en un estatuto de proyecto?

Para que el plan de proyecto sea efectivo, es importante incluir la mayor cantidad de detalles posible.

Mientras los recopilas en el plan, asegúrate de abordar tres puntos clave. Primero, tu objetivo: definir un objetivo accionable, razonable y medible. Segundo, el alcance: delinear un límite superior e inferior para el proyecto de modo que todos estén en la misma página con respecto al éxito y las expectativas. Tercero, las entregas: describe todos los activos o productos que pretendes producir como parte de este proyecto.

Cuando hayas definido esos tres puntos, estarás listo para completar el resto del plan. Por lo general, el estatuto de proyecto debería responder las siguientes preguntas.

1. ¿Por qué estamos emprendiendo este proyecto?  Brinda algo de contexto para que todos tengan en claro las razones por las que lo llevas adelante y qué esperas obtener.

2. ¿Cuál es el objetivo?  Además de definir el objetivo, debes tomarte el tiempo para definir criterios de éxito.

3. ¿Cómo vamos a lidiar con los contratiempos?  Encontrar obstáculos es inevitable. Usa el plan de proyecto para acordar de qué modo trabajarán en los contratiempos cuando los encuentren.

4. ¿Quién estará involucrado? Identifica a los interesados y aclara sus responsabilidades. Esto es importante para que todos sientan que aportan, conozcan su rol y estén al tanto de las expectativas.

5. ¿Cuál es el alcance? Establece los límites de este proyecto. Eso puede incluir una fecha de inicio y una fecha de finalización. También especifica los elementos que quedarán fuera del alcance, para que tu equipo no pierda tiempo ni recursos trabajando en tareas que no forman parte del proyecto.

6. ¿Cuáles son los costes y beneficios potenciales?  No es necesario crear un presupuesto detallado, pero debes tener alguna idea de los costes en los que puedes incurrir. También es buena idea especificar quién tendrá la autoridad para gastar recursos. Mientras piensas en los costes, piensa en los beneficios para los interesados, incluidos los clientes, el equipo o tus socios multifuncionales.

¿Cuándo debes usar un estatuto de proyecto?

Cuando trabajas en un proyecto, se suele dejar la creación de documentación para el final. Pero si ya tienes un presupuesto, un plan de proyecto y una declaración de propósito, ¿para qué necesitas un plan de proyecto? ¿Cuándo es útil?

Los planes de proyecto son la fuente única de verdad para todo el proyecto.  Si estás a punto de enfrentar un proyecto complejo (con muchos interesados y muchas aristas), necesitarás un plan de proyecto para orientar el equipo y mantenerte en buen camino. A lo largo del proyecto, tú y tu equipo pueden referirse al plan para asegurarse de que están dentro del alcance del proyecto. Piensa en el plan de proyecto como en un híbrido de hoja de ruta y manifiesto.

Los planes de proyecto también son cruciales si tienes que vender el proyecto a los interesados.  Seguramente hayas tenido que preparar un discurso de ventas. Un plan es la versión más sofisticada. Permite que los equipos selectores imaginen resultados realistas con mayor facilidad. Y cuando presentes el estatuto a los interesados, ellos podrán usarlo para vender tu proyecto a otros interesados.