Plantilla de matriz de prioridades de acción

Acerca de la plantilla de matriz de prioridades de acción

Una matriz de prioridades de acción te permite priorizar tareas para hacer un mejor uso de tu tiempo, habilidades, esfuerzos y talento.

Los miembros en equipos multifuncionales pocas veces tienen tiempo de terminar cada solicitud hecha o proyecto iniciado. Al elegir de forma consciente en qué invertir tiempo y esfuerzo, puedes avanzar en tareas de gran valor y dejar atrás aquellas que no tienen un impacto o una contribución notable.

Sigue leyendo para aprender más sobre matrices de prioridades de acción.

¿Qué es una matriz de prioridades de acción?

Una matriz de prioridades de acción prioriza las tareas según su impacto y el esfuerzo necesario para terminarlas.

Esta matriz generalmente tiene cuatro cuadrantes:

• Ganancias rápidas (alto impacto, poco esfuerzo): concéntrate en estos proyectos que te dan un amplio retorno de la inversión con poco tiempo o esfuerzo.

• Proyectos principales (gran impacto, gran esfuerzo): tareas más grandes que ofrecen potencialmente altos rendimientos sobre la inversión, pero consumen más tiempo (y pueden eclipsar cualquier ganancia rápida).

• Complementos (poco impacto, poco esfuerzo): delega estas tareas o concéntrate en ellas solo si tienes tiempo de sobra.

• Tareas ingratas (poco impacto, gran esfuerzo): es mejor evitar las tareas que consumen tiempo y energía e ignorarlas para enfocarse en las ganancias rápidas.

Puedes calificar cada tarea en la cuadrícula desde 0 (poco impacto, mucho esfuerzo) hasta 10 (máximo impacto, máximo esfuerzo). Este sistema puede ayudarte a trazar de manera más exacta la cuadrícula y facilitar la definición de tus prioridades.

¿Cuándo usar una matriz de prioridades de acción?

Los equipos de producto (y cualquier persona que colabore con los administradores de producto) pueden usar la matriz de prioridades de acción para:

• Comparar el impacto (como las ventas, la rentabilidad, la moral, la percepción de los clientes) con el esfuerzo (como el tiempo, los costos, obstáculos legales, complejidad organizativa).

• Ayuda a los equipos o a los colaboradores individuales a avanzar mediante la priorización de un gran grupo de tareas o ideas.

• Anima a los equipos o a los colaboradores individuales a tomar decisiones basadas en su experiencia más que en factores externos.

• Calcula una relación de impacto-esfuerzo razonable para posibles ideas y soluciones.

Como una herramienta de gestión de tiempo, las matrices de prioridades de acción te permiten visualizar cómo concentrar tu energía en lo que beneficiará a tu equipo y a las contribuciones individuales.

Crea tu propia matriz de prioridades de acción.

Es fácil hacer tu propia matriz de prioridades de acción. La herramienta de pizarra de Miro es el canvas perfecto para crearla y compartirla. Comienza seleccionando la plantilla de matriz de prioridades de acción, luego haz los siguientes pasos para elaborar una propia.

1. Pide a tu equipo que genere nuevas ideas o tareas en notas adhesivas. Los miembros del equipo pueden usar notas adhesivas y emojis de color para registrar sus ideas para tareas de alta y baja prioridad.

2. Elige a un facilitador de grupo para ordenar las ideas. El facilitador (por ejemplo, un administrador o un líder) puede revisar cada tarea y reasignarla a un cuadrante pertinente. Si varias ideas parecen similares, combínalas en una nota adhesiva breve y clara.

3. Pregunta a tus compañeros qué les ayudaría a cumplir cada tarea. ¿Necesitan tiempo adicional, apoyo u otros recursos para dar vida a la idea? Obtén aportaciones adicionales de los miembros del equipo para ver si un proyecto importante o una tarea complementaria podría necesitar un impulso para facilitar su conclusión.

4. Traza las ideas en el diagrama como grupo. Como grupo, vuelve a organizar las ideas de tus notas adhesivas según la viabilidad e importancia. No pierdas de vista cuáles tareas o ideas terminan siendo de alta o baja prioridad. También puedes calificar cada tarea en una escala del 1 al 10, que va desde el poco esfuerzo hasta el máximo esfuerzo e importancia.

5. Asigna tareas a los miembros del grupo según corresponda y haz un seguimiento para mantener el impulso. Puedes usar las tarjetas para asignar tareas pertinentes etiquetando a los miembros. También puedes usar @menciones para etiquetar a los miembros del proyecto u otros con quienes hayas compartido una pizarra o un proyecto específico. Revisa la pizarra en cualquier momento en que cambien las prioridades para realinear a tu equipo.