Plantilla de informe de evento

Sobre la plantilla de informe de evento

¿Qué es un informe de evento?

Un informe de evento es una descripción detallada de un evento que planeas organizar. Antes de definir un evento, las empresas y organizaciones crean un informe de evento que sirve como andamiaje. El informe de evento típico incluye el propósito del evento, una cronología y fechas importantes, un presupuesto, información de los asistentes, una guía de aspecto y estilo y preferencias de lugar.

Cómo usar la plantilla de informe de evento

Para las empresas y organizaciones, organizar un evento es una gran apuesta. Los eventos son caros. Si un evento está bien planificado y ejecutado, puedes atraer más clientes e ingresos y generar publicidad positiva. Si el evento no sale como esperabas, te arriesgas a dilapidar recursos, a alejar a los clientes o a provocar a una tormenta de desprestigio en la prensa. El informe de evento sirve como base para tu evento. Te mostramos cómo puedes usar la plantilla para planificar y ejecutar un evento exitoso.

Paso 1: Describe el evento. Para que tu equipo de eventos o agencia tenga una imagen clara, es importante comenzar con una descripción detallada del evento. ¿Cuál es el estilo y el aspecto del evento? ¿Quién asistirá? ¿Cuál es el tema?

Paso 2: Aclara tus objetivos. Organizar un evento cuesta tiempo y recursos, por eso es importante que puedas vincularlo con un objetivo alcanzable. ¿Estás organizando un evento para aumentar el conocimiento sobre tu producto o empresa? ¿Estás organizando una recaudación de fondos con un objetivo monetario específico en mente? Según cuál sea tu objetivo, la agencia o equipo de diseño tomarán diferentes decisiones sobre el diseño, el tema, el estilo y aspecto y otros elementos importantes.

Paso 3: Establece un presupuesto y un cronograma. Cuando pienses en el presupuesto, te resultará útil definir cuánto quieres gastar por asistente. ¿Ofrecerás comida y bebidas? ¿Qué tipo de lugar alquilarás? ¿Dónde está ubicado ese lugar? ¿Necesitarás contar con personal en el lugar? Planifica el presupuesto a partir de los ingresos que esperas que genere el evento. Si ofreces boletos, por ejemplo, piensa en cuántos necesitas vender y a qué precio para obtener una ganancia.

Cuando tengas una idea del presupuesto, esboza un cronograma. Necesitarás tener una fecha definida para el evento, por supuesto, pero también tendrás que definir otros puntos importantes. Por ejemplo, quizás necesitas reservar un lugar al menos tres meses antes del evento, o quizás tienes que seleccionar un servicio de catering con un mes de anticipación.

Paso 4: Traza un perfil de los asistentes. Una cena para hacer contactos entre ejecutivos de ventas se verá muy diferente a una fiesta de fin de año entre colegas. Por eso es crucial incluir un perfil detallado de los asistentes.

Paso 5: Incluye una guía de estilo y aspecto. Tu equipo o agencia de eventos coordinará gran parte del estilo y el aspecto del evento, pero para asegurarte de que el proyecto se complete a tiempo y dentro del presupuesto, puede ser útil incluir una guía sobre las expectativas de estilo y aspecto del evento. ¿Tu empresa u organización tienen colores o logotipos que te gustaría usar? ¿Prefieres algo elegante y sofisticado o algo divertido y alegre? Escribe una descripción breve que sirva como referencia para el coordinador de eventos a lo largo del proceso de planificación.

¿Por qué escribir un informe de evento?

No importa si estás planificando una recaudación de fondos, la celebración de un día festivo, una cena de agradecimiento a los clientes o un baile de caridad, en cualquier de los casos necesitarás escribir un informe de evento. El informe de evento sirve como un mapa para tu equipo de eventos, coordinador o agencia. Funciona como guía sobre el estilo y aspecto del evento, el presupuesto y cronograma, los asistentes y otra información importante. Usa el informe de evento para mantenerte dentro de lo planeado, definir los objetivos y asignar interesados.

¿Por qué es importante un informe de evento?

Organizar un evento es un proyecto con muchas implicancias. Para las empresas pequeñas, startups, dueños de negocios individuales y organizaciones fin fines de lucro, un evento puede representar una parte considerable de sus recursos generales. Un evento bien organizado puede atraer ingresos, clientes y buena publicidad. Un evento mal organizado puede significar tiempo y recursos perdidos. Para las grandes empresas y corporaciones, los eventos son una oportunidad de mostrar lo que saben y pueden hacer. Pero las noticias sobre eventos fallidos suelen correr rápido.

Un informe de evento simplifica el complejo proceso de planificar un evento. Independientemente de si trabajas con una agencia de eventos o con un coordinador de eventos interno, es importante que todos estén en la misma página. Un informe de eventos te permite establecer objetivos claros, establecer, definir un cronograma y presupuesto, crear perfiles de los asistentes y asegurarte de que el lugar genere la impresión y tenga el estilo que imaginaste.

Cúando usar la plantilla de informe de evento

Usa la plantilla de informe de evento cuando necesites planificar y ejecutar un evento. Puede que te resulte especialmente útil si trabajas en la planificación del evento con un equipo multifuncional.