Plantilla de agenda de reuniones

Sobre la plantilla de agenda de reuniones

Todos hemos estado en una reunión que se salió de control, no cumplió los objetivos establecidos y pareció una pérdida de tiempo antológica. Para evitar eso, es crucial crear una agenda de reuniones. Una agenda de reunión establece expectativas de lo que debe ocurrir antes, durante y después de una reunión. Con esta herramienta simple pero eficaz, puedes capacitar a tus compañeros de equipo para que vengan preparados, permanezcan concentrados y asignen el tiempo apropiado a cada tema de discusión para así optimizar el tiempo y aumentar la productividad.

No importa de qué equipo sea la reunión ni el tema a tratar. Las agenda de la reunión es imprescindible para que los equipos estén alineados y no haya margen de error que propicie una pérdida de tiempo y productividad. La colaboración en las reuniones es más necesaria que nunca y Miro te ofrece la plantilla perfecta para que así sea.

¿Qué es una agenda de reunión?

Nos gusten o no, las reuniones son inevitables. Para la mayoría de nosotros, son indispensables para la colaboración y sería imposible lograr los objetivos marcados sin ellas. Si ese es el caso, ¿por qué muchos de nosotros aborrecemos las reuniones, ya sean de forma presencial u online? ¿Por qué algunas reuniones están llenas de tangentes, discusiones fuera del tema y participantes no preparados?

La respuesta es simple: la mayoría de las reuniones no tienen una agenda clara. Eso lo único que provoca es que ninguno de los participantes estén preparados y puede que se pierda el tiempo de una forma que cualquier manager odia. 

En cambio, si envías una agenda de reuniones a los participantes con anticipación, ellos podrán prepararse para la discusión. Pueden pensar en los temas propuestos, formular preguntas y hacer cualquier otra labor necesaria para prepararse. Una agenda permite que todos entren en sintonía y sepan de lo que trata la reunión desde el momento que entran en la sala o abren la aplicación correspondiente. Te ofrece una serie de ventajas únicas: 

• Todos los participantes irán preparados.

• Conocerán el tema a tratar de antemano.

• Se ahorra tiempo.

• Incrementa la participación.

Además, una agenda de reuniones ayuda a identificar cuándo la discusión haya terminado, para evitar reuniones interminables sin una sensación de logro. Cuando surjan preguntas u obstáculos durante una reunión, puedes consultar la agenda para ver si entran dentro de la discusión planificada.

Cuándo usar una agenda de reuniones

Siempre que se pueda. Un buen hábito consiste en crear tu agenda de reuniones con bastante antelación. Intenta enviarla a tu equipo al menos dos días antes de cada reunión. De esa forma, les das a tus compañeros de equipo tiempo para revisar la agenda antes de reunirse.

En todo equipo suele haber alguien al que le cueste más hablar en reuniones, ya sea por timidez o porque no es conocedor suficiente del tema a tratar. Creando una agenda de reuniones y enviándola con tiempo de antelación permite que todo el que quiera pueda llevar los deberes hechos. Así incluso los más tímidos puedan hablar o, si aún así se sienten cohibidos, no pasa nada porque nuestra plantilla agenda está diseñada para compartirla online por lo que pueden añadir sus anotaciones o ideas antes, durante o después de la reunión. 

Crea tu propia agenda de reuniones

Es fácil hacer tus propias agendas de reuniones. La herramienta de pizarra Miro es el canvas perfecto para crearlas y compartirlas. Para empezar, selecciona la plantilla de agenda de reuniones y luego haz los siguientes pasos para modificarla y crear la tuya propia.

1. Recibe opiniones de tus compañeros de equipo. La reunión con tu equipo representa un tiempo valioso. Y si tus compañeros de equipo sienten que están perdiendo el tiempo, podrían comenzar a faltar a las reuniones. Es importante seleccionar temas que requieran la valiosa opinión de todo tu equipo. Nadie se debería preguntar "¿qué es lo que hago aquí?". Por lo que, primero de todo, tienes que preguntarte a ti mismo si la reunión que quieres plantear es realmente necesaria. 

2. Para asegurarte de que todos estén involucrados durante la reunión, pregunta a tus compañeros de equipo qué les gustaría incluir en la agenda. Si decides no incluir algo que ellos sugirieron, sé honesto. Cuéntales por qué no lo incluiste y sugiere otro momento para discutir su tema. Si tú eres el jefe y quien ha organizado la reunión, puedes no tener que preguntar nada y seguir con los temas que tú consideres oportunos. Aún así, siempre tienes que dejar espacio a temas relacionados con los que tú plantees pero que sean elegidos por los miembros del equipo. Que se sientan involucrados es fundamental.

3. Usando la plantilla, haz la lista de los puntos de la agenda. A mucha gente le parece útil incluir los puntos de la agenda como preguntas. Por ejemplo, en lugar de "calendario editorial", puedes intentar "¿deberíamos actualizar el calendario editorial?". Una frase como el "calendario editorial" puede hacer que los participantes se pregunten exactamente de qué van a hablar y que por eso sea más difícil para ellos prepararse. Pero el uso de lenguaje concreto les da algo para prepararse.

4. Asigna tiempo para cada tema. Esto es crucial por tres razones. Primero, es más probable que puedas abordar todos los temas de la agenda sin que te quedes sin tiempo. Segundo, permite a tus compañeros de equipo adaptar sus preguntas o comentarios al tiempo asignado. Tercero, si todos están conscientes del tiempo durante la reunión, es más probable que presten atención y que no se distraigan.

5. Nombra a un líder de reuniones. Idealmente, deberías rotar entre los compañeros de equipo para asignar equitativamente la responsabilidad de dirigir la reunión. El líder hace un seguimiento del tiempo, recuerda a todos que permanezcan en lo que les concierne y toma notas si es necesario. Al final de la reunión, el líder puede registrar cualquier punto de acción que se pueda abordar en la próxima reunión.

6. Envía tu agenda con antelación. Si puedes, intenta enviar la agenda al menos con 48 horas de anticipación para que tus compañeros de equipo tengan la oportunidad de revisarla. Esto les permite apuntar ya anotaciones o prepararse preguntas para que la reunión sea más dinámica sin dar tiempo a ese tenso momento de silencio en el que nadie sabe qué decir. ¿A quién no le ha pasado?

Si sigues todos estos pasos podrás realizar una reunión online o presencial mucho más productiva. Puedes emplear un poco más de tiempo en su preparación, pero es mejor pasar una hora preparando una reunión importante que perderla en la reunión en sí y tener que extenderla o incluso hacer más de una, ¿verdad?

No tienes que olvidarte de elegir un facilitador para las reuniones. La figura del facilitador es el maestro de ceremonias en la reunión, quien presenta los temas a tratar, da paso a los participantes y dirige el debate. Es la figura que se encarga de que la reunión no sea un caos y se cumplan todos los pasos establecidos. El facilitador de una reunión tiene que asegurarse de que: 

• Todos los participantes se sientan importantes.

• El debate tenga ritmo.

• Se cumplan los tiempos establecidos y turnos de palabra.

• No se cambie el tema del que trata la reunión.

• La reunión sea efectiva y entretenida.

Puntos importantes para hacer una reunión de éxito. 

Resumiendo, vamos a recordar los pasos fundamentales para que tus próxima reuniones sea un éxito rotundo:

• Planea la reunión con, al menos, 48 horas de antelación. 

• Invita a todo aquel que creas conveniente, no la sobrecargues.

• Escribe los puntos a tratar en esa invitación junto con el link a nuestra plantilla de reuniones.

• Anima a los invitados a añadir contenido previamente.

• Elige una persona que sea el facilitador de la reunión, o maestro de ceremonias.

• Crea un rompehielos, o icebreaker, al inicio de la reunión para que las personas se animen a participar.

• Limita el tiempo de cada apartado a tratar.

• Establece plazos para cumplir los temas tratados.

Para comenzar a trabajar en nuestra plantilla de agenda de reuniones, simplemente haz click en “Utiliza la plantilla” y completa la información acorde a tus necesidades. Deja que las ideas y la colaboración fluyan para alcanzar tus objetivos con reuniones extraordinarias.

Si la reunión es recurrente, también puedes crear tu propia plantilla de agenda de reuniones a través de la que nosotros te ofrecemos y guardarla para cuando la necesites sin necesidad de comenzar a hacerla desde cero. Esto te ayudará a ahorrar tiempo e, incluso, puede salvarte de alguna sorpresa cuando no te haya dado tiempo a preparar nada y puedas tener una solución efectiva que sorprenda a los demás integrantes. 

Ventajas de crear una agenda de reuniones

Preparar una reunión lleva consigo una larga lista de ventajas. Las principales son: 

• Aumenta la productividad: El aprovechamiento del tiempo es algo fundamental en el día a día de todo trabajador y poder tener una agenda de reuniones en la que se sepa qué es lo que va a pasar puede evitar perder tiempo en temas que no tienen nada que ver. Además, se puede establecer un orden para evitar distracciones para que así pueda aumentar la productividad exponencialmente.

• Incrementa la participación: Al saber de lo que se va a hablar, la agenda de reuniones anima a los participantes a participar más. Todos sabemos que la participación suele ser un fracaso cuando las reuniones son improvisadas, pero al tener la agenda invita a los participantes a recabar información previamente para luego exponerla.

• Reduce el número de reuniones: Como te hemos comentado antes, muchas veces habrás tenido la sensación de salir de una reunión sin saber qué ha pasado y pensando que ha sido una pérdida de tiempo. Una buena agenda de reuniones puede evitar la celebración de muchas reuniones innecesarias que pueden ser de todo menos productivas. En muchas reuniones imprevistas se puede dar paso a temas que se salen del tema a tratar que puede desembocar en otra reunión, pero teniendo una agenda eso se evita.

Todas estas ventajas desembocan en una mayor coordinación laboral entre los participantes para desempeñar las tareas de una forma óptima y eficaz.