قالب سير العمل
يسهل قالب سير العمل التعاون. يتيح لك تتبع حالة مشروعك ومعرفة تقدّم فريقك على الفور. وهو أداة رائعة لفرق التّصميم عن بعد أو الهجينة.
نبذة عن قالب سير العمل
يتطلّب العالم الرقمي التّعاونَ، ويؤدي التعاون الجيّد إلى نتائج أفضل. عندما يتعلق الأمر بإنشاء قالب عملية سير العمل، فمن الضروري إنشاء طريقة بسيطة لإدارة العملية وتكرارها بشكل أسرع دون أي قيود، وهذا هو سبب استخدام العديد من مدراء المشروعات والمصمّمين والمسوّقين لهذا القالب لمواءمة العمليات وتحسين الكفاءة عند تنفيذ المشروعات.
واصل القراءة لمعرفة المزيد حول قوالب سير العمل.
ما المقصود بقالب سير العمل؟
قالب سير العمل هو أداة إدارة المشاريع التي تسمح لك برسم الخطوات والموارد والجداول الزمنية والأدوار الضرورية لإكمال مشروع ما.
يمكن استخدامه في أي مشروع متعدد الخطوات، سواء كان عملية تجارية أو مشروع تصميم. ويعد مثاليًا لتخطيط الإجراءات لتحقيق هدف ما، ولتنظيم جدول زمني لإكمال تلك الإجراءات.
استخدم قالب سير العمل لتلبية احتياجات الفِرَق الرقمية، لتحقّق التوافق بين كامل أعضاء فريقك،وتبقِهم على اطّلاع بما يحتاج إلى الموافقة وما هو جاهز للإنتاج.
كيفية استخدام قالب سير العمل
ينقسم قالب سير العمل إلى 4 أقسام: قيد الانتظار، قيد التنفيذ، يحتاج إلى مراجعة، معتمد. يتم إنشاء خطوات سير العمل الفرديّة ووضعها في القسم المناسب، حيث سيتم تكليف عضو مناسب من الفريق بتلك الخطوات. بعد ذلك، إنها مجرد مسألة نقل المهام بعد اكتمالها عبر عملية سير العمل.
إذا كنت مصممًا أو مديراً للعمليات الإبداعية، فيمكنك تنظيم سير عمل التّصميم الخاص بك وإدارة شاشاتك وحالاتك في لوحة واحدة. ما عليك سوى سحب وإسقاط المرئيات بين الأعمدة لتقوم بتتبّّع التقدم وتُحقِّق التوافق بين أعضاء الفريق.
خمسة مكونات رئيسية لقالب عملية سير العمل
توجد العديد من الطّرق لإنشاء قالب سير العمل ولكنها تتضمّن عمومًا المكونات الأساسية الآتية. أدرجنا الأسئلة التي يجب أن تطرحها على نفسك إذا كنت تحاول ملء قالب مخطط سير عمل جديد.
1. أصحاب المصلحة
من هم أصحاب المصلحة؟ من المهم أن يفهم الفريق بأكمله أدوارهم قبل أن يبدأ الإنتاج. حدّد أصحاب المصلحة وحدد نطاق دورهم. من هي الجهات الراعية؟ من يمتلك دورة الاستعراض؟ من يتدخل عند وجود العقباتّ؟
2. تبادل الأفكار
كيف يمكنك تبادل االأفكار؟ من أين يأتي المحتوى؟ إذا كنت تعمل في فريق تسويق أو تصميم، أو إذا كنت تنتج عرضًا تلفزيونيًا أو مدونة صوتية أو أي محاولة إبداعيّة أخرى، فمن المهم البتّ في شكل جلسات تبادل الأفكار في البداية. ومن المفيد كذلك معرفة أين تخزّن أفكارك ومن يجمعها ومن يتّخذ القرارات التحريرية.
3. الجدول الزمني
ما جدولك الزمني؟ ارسم المعالم الرئيسية وجدولاً زمنيًا تقريبيًا لمشروع معين. سجل ملاحظات لأي مراجعات يجب أن تحدث والمواعيد النهائية لكل مراجعة. وأنشئ قوائم تدقيق لكل مرحلة لتعلَم متى تكون جاهزًا للانتقال إلى المرحلة الآتية.
4. التواصل
كيف ستتواصل مع الفريق؟ هل تعقد اجتماعات تواصل أسبوعية؟ من يجب أن يشارك في تلك الاجتماعات؟ هل سيكون من الأفضل إرسال تحديث أسبوعي عبر البريد الإلكتروني؟ حدد خطة أساسية، لكن يمكنك دائمًا تكرارها لاحقًا.
5. الموارد
ما الموارد التي تحتاجها لتنجح؟ يمكن أن تشمل الموارد الأدوات والشركاء متعددي الوظائف والميزانية والاحتياجات الأخرى.
هل يُعَدّ سير العمل سهلاً للفهم وقابلاً للتطوير؟ راجع سير العمل بشكل دوري. تأكد أنه تم تحديث كل شيء، وأن سير العمل يمكن أن يتناسب مع عملك. قم بتضمين أي ردود فعل من الموظفين الجدد الذين ربما تم تدريبهم على سير العمل.
أربع مزايا لقالب عملية سير العمل
1. التعاون بفعالية
تعد إدارة المشاريع عملية فوضوية ومعقدة. يمكن أن يكون من الصعب على أصحاب المصلحة معرفة أدوارهم ومسؤولياتهم — وأين تتداخل وتتعارض. يقلّل قالب عملية سير عمل الإنتاج الجيّد من الشكوك. عندما يكون هناك شك، يمكن لفريقك والشركاء متعددي الوظائف الرجوع إلى سير العمل لفهم خطوتك الآتية.
2. تدريب الموظفين الجدد
وجود قالب سير العمل يسهل تدريب الموظفين الجدد. بدلاً من الحاجة إلى تذكر كل خطوة في عملية إنتاج معقدة، يمكنك توجيه الموظف الجديد عبر قالب عملية سير العمل. مما يضمن الانسجام في تدريبك ويسمح للموظفين الجدد ببدء عملهم بحماس وجدّ.
3.تحرّي العيوب في عملياتك
يعد توثيق قالب سير العمل فرصة لفهم العيوب في عملياتك. هل هناك فجوات؟ هل تحتاج إلى المزيد من الموارد؟ هل هناك معوقات؟ يعد تحديد سير الإنتاج أفضل طريقة للتعرف على احتياجات فريقك.
4. توسيع نطاق عملياتك
يساعدك سير عمل الإنتاج على التوسع. عندما ينشغل الفريق بالعمليات، قد يكون من الصعب تأمين الموارد أو الحصول على الدعم أو تعيين موظفين جدد. تخطيط سير العمل يجعل من السهل تنمية شركتك أثناء عملية البناء.
Can I change a workflow template to suit my requirements?
Yes, you can customize the workflow template to match the specific needs of your project or process. You can change tasks, roles, and other elements according to your requirements.
Is it possible to collaborate with others using the workflow template?
Yes, you can collaborate with others by sharing the workflow template via a link. They can contribute to the project, provide feedback, and track progress.
How can I ensure that a workflow template remains updated?
To keep your workflow process template up-to-date, it's essential to regularly review and make necessary changes to reflect any updates in processes, technology, or best practices. This helps ensure that your workflow remains effective and aligned with your goals. You should also inform all stakeholders of any revisions to the workflow template to ensure that everyone is on the same page.
How can I measure the success of a workflow using a template?
The success of a workflow using a template can be measured by using key performance indicators (KPIs) relevant to your workflow. KPIs can help you track progress and identify areas for improvement. Some examples of KPIs include completion times, error rates, cost savings, or customer satisfaction. By measuring KPIs, you can determine whether your workflow achieves your goals and make necessary changes to improve it.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب خارطة طريق أجايل (Agile)
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Roadmaps, Agile Workflows
خارطة الطّريق مهمّة تماماً مثل التّخطيط السّريع والاجتماعات القصيرة للحصول على العمل بطريقة أجايل (Agile) بشكله الصّحيح. استخدم هذا القالب لإنشاء خارطة طريق أجايل (Agile) ومراجعتها ومشاركتها بالتّعاون مع فريق المشروع.
قالب صوت العميل
: يعمل بشكل أفضل مع
Marketing, Desk Research, User Experience
تحديد صوت العميل هو جزءٌ مهمّ من أيّ استراتيجيّة لتجربة العملاء. صوت العميل هو ببساطة إطار عمل لفهم احتياجات عملائك ورغباتهم وتفضيلاتهم وتوقُّعاتهم عند تفاعلهم مع علامتك التّجارية. يتيح لك تقييم صوت العميل التّعمُّق فيما يفكر فيه عملاؤك ويشعرون به ويقولونه فيما يخصّ منتجاتك وخدماتك، لتتمكَّن من بناء رحلة عميل أفضل. استخدم قالب صوت العميل لتسجيل الإجابات على الأسئلة الرئيسيّة حول العميل، بما في ذلك: ما الذي يقوله عن منتجنا؟ ما هي احتياجاته؟ كيف يمكننا تلبية هذه الاحتياجات؟ ومن هي هذه الشخصيّة الافتراضيّة؟
قالب مخطّط القصّة
: يعمل بشكل أفضل مع
Design Thinking
في حين يرتبط مخطط القصة عادةً بالتخطيط لمَشَاهد فيلمٍ أو عرض ٍتلفزيوني، يتم اعتماده على نطاق واسع في كافّة نواحي عالم الأعمال. مخطّط القصّة هو تسلسل من الرسوم التّوضيحية التي تُستخدم لتطوير قصة ما. يمكنك استخدام قالب مخطّط القصّة في أي وقت تريد وضع نفسك فعلاً في موضع العميل أو المستخدم وفهم كيف يفكّران ويشعران ويتصرّفان. قد تكون هذه الطريقة مفيدة بشكل خاص عند وجود مشكلة أو عدم كفاءة في عملية قائمة. يمكنك إنشاء مخطّط قصة للعمليات الحالية أو لسير العمل، والتخطيط للشّكل الذي تريدها أن تبدو به في المستقبل.
قالب تخطيط الأحداث
: يعمل بشكل أفضل مع
Planning, Workshops
سواء كنت تخطّط لإطلاق منتج، أو عقد مؤتمر عن بُعد بالكامل، أو حدث مهم، سيكون قالب تخطيط الأحداث بمثابة قائمةِ تَحَقُّقٍ مرئيّة وخريطةٍ لجميع التّفاصيل التي تحتاج إلى وضعها في الاعتبار قبل الموعد المُخَصَّص للحدث. قالب تخطيط الأحداث هو طريقة قابلة للتّكيُّف للتّأكُّد من عدم ضياع الرّؤية الإبداعيّة والإستراتيجيّة للحدث الخاص بك بين التّفاصيل. من خلال التّخطيط للأقسام المختلفة - من خطّة التسويق، إلى جدول الأعمال وصولاً إلى الوجبات الخفيفة والهدايا التّرويجية للضّيوف— يمكنكم أنت وفريقك التّركيز على التّفاصيل الأكثر أهمّية لوظائفك، والتّعاون عند الحاجة في حال حدوث التّداخلات.
قالب الجمهور المستهدف
: يعمل بشكل أفضل مع
Marketing, Desk Research, Prioritization
فهمُ جمهورِك المستهدف أمرٌ مهمٌّ لنجاح عملك. كيف يمكنك التّسويق لنفسك بفعّالية إذا كنت لا تعرف من تستهدِف؟ باستخدام قالب الجمهور المستهدف، يمكنك مراجعة البيانات القيّمة حول هويّة عملائك وما الذي يريدونه من منتَجك أو خدمتك.
قالب خارطة طريق تطوير المنتج
: يعمل بشكل أفضل مع
Product Management, Software Development
تغطّي خرائط طريق تطوير المنتج كلَّ ما يحتاج فريقك إلى تحقيقه عند تقديم منتج إنطلاقاً من المفهوم وصولاً إلى الطّرح في السّوق. خارطة طريق تطوير المنتج الخاصّة بك هي أيضاً أداة لتحقيق التّوافق ضمن الفريق، تقدِّم الإرشاد والقيادة لمساعدة فريقك في التّركيز على توازن ابتكار المنتج وتلبية احتياجات العملاء. يعمل استثمار الوقت في إنشاء خارطة طريق تركِّز على مراحل تطوير المنتج على مساعدة فريقك في إيصال رؤيتهم إلى قادة الأعمال والمصمِّمين والمطوِّرين ومدراء المشاريع والمسوّقين وأي شخص آخر يؤثر في تحقيق أهداف الفريق.