قالب مصفوفة RACI
تتبّع المسؤوليات وتأكّد من إجراء المحادثات الصحيحة مع الأشخاص المناسبين باستخدام قالب RACI.
معلومات عن قالب RACI
مصفوفة RACI هي أداة إدارة أساسية تساعد الفِرَق في تتبّع الأدوار والمسؤوليات ويمكنها تجنب الفوضى أثناء المشاريع. بدءًا من مشاريع الفِرَق المعقّدة متعدّدة الوظائف إلى المهام الداخلية المستمرة، تتيح لك مصفوفة RACI توضيح الأدوار وتفويض المهام، لتقوم بتجميع فريقك معًا لتنفيذ مشروعك.
يمكن لمدراء المشاريع وقادة الفِرَق استخدام هذه الأداة للمواءمة مع أصحاب المصلحة وأعضاء المشروع، ما يضمن اتفاق الجميع وإدراكهم لدورهم ولمسؤوليتهم.
ما الذي ترمز إليه مصفوفة RACI؟
تشير RACI إلى المسؤولية والمساءلة والاستشارة والاطلاع. تصِف كل كلمة من هذه الكلمات دورَ الشخص، ويتم تمييز الكلمتين الأخيرتين تبعاً لنوع التواصل الذي يجب أن يشاركوا فيه أثناء المشروع.
المسؤول: من الشخص المسؤول عن العمل؟ هو شخص يجب عليه إنهاء مشروع أو عملية أو جزء من مشروع معين.
الخاضع للمساءلة: من المسؤول عن العملية وعن مُخرجاتها؟ هم الأشخاص المسؤولون عن إكمال المهمة. يجب أن يكون هناك شخص واحد فقط مسؤول عن مشروع معين لتوفير أفضل ممارسة موصى بها. ويعمل هذا الشخص كنقطة اتّصال لجميع أصحاب المصلحة طوال مدة المشروع.
المستشار: من ستستشير عند وجود مشكلة في المشروع؟ على الشخص المستشار تقديم المعلومات لأصحاب المصلحة. إذا واجه أصحاب المصلحة مشكلات أو كان لديهم مقترحات لإجراء بعض التغييرات، عليهم إبلاغ المستشار.
المطّلع: من الذي يجب أن تبلغه إذا قمت بإجراء تغيير على المشروع؟ الشخص المطّلع يجب أن يبقى على اطلاع بما يتم إحرازه من تقدّم. دوره ليس ضروريًا لتقديم ردود فعل أو اقتراح تغييرات. ومع ذلك، سيكون من الأفضل أن تبقيه على دراية بأي تغييرات أو عقبات أو مشاكل أو المعالم الرئيسية للمشروع.
لماذا تستخدم مصفوفة RACI؟
مصفوفة RACI أداةٌ شائعة جدًا عند إدارة المشاريع لأنها توفّر الوضوح وتحدّد التوقعات. إليك قائمة بفوائد استخدام مصفوفة RACI، ولكن تذكّر أن ليس كل مشروع بحاجة إلى استخدامها.
المزيد من المشاركة. تسمح مصفوفة RACI لموظّفيك بالمشاركة بشكل أعمق في المشروع. تُناسب كلَّ موظف في فريقك فئةٌ من مصفوفة RACI. يساعد ذلك في تقليل الارتباك حول الملكية والعمليات. وبدلاً من توضيح التوقعات والمسؤوليات، يمكن لزملائك في الفريق التركيز على أدوارهم.
المزيد من إمكانية التوسع. بمجرد تعيينك موظفين لكل جزء من مصفوفة RACI، سيصبح تدريب الموظفين الجدد وتوسيع نطاق عملياتك أكثر سهولة. يساعدك ذلك على توسيع نطاق فريقك. يمكن للموظفين الجدد أن يبقوا على اطّلاع بآخر التطورات بسرعة أكبر لأن أدوارهم ومسؤولياتهم موضَّحة في المصفوفة.
حل الصراعات. تقلّل مصفوفة RACI من فرص الخلاف بين الموظفين والإدارة. نظرًا إلى أن كل موظف لديه دور محدد بوضوح، فإنهم يعرفون نطاق مسؤولياتهم -- وإلى من يوجّهون أسئلتهم.
زيادة الكفاءة. استخدم مصفوفة RACI لزيادة كفاءتك. يُسهّل استخدام مصفوفة RACI من إقامة الاجتماعات ذات جداول الأعمال الواضحة وغير المسهبة. قم بدعوة أصحاب المصلحة إلى اجتماعاتك وأنت على ثقةٍ بأنها ليست مضيعةً لوقتهم.
كيفية استخدام قالب مصفوفة RACI
استخدم قالب مصفوفة RACI عند البدء بالمشاريع. يساعدك القالب في توضيح الأدوار والمسؤوليات. إليك كيفية استخدام القالب وتعديله وفقًا لاحتياجاتك:
اختر قالب مصفوفة RACI الجاهز.
أضف الفِرَق أو الأقسام المشاركة في مشروعك عن طريق تعديل صفوف القالب.
حدّد الأدوار والمسؤوليات وأسندها إلى كل عضو في المشروع. قم بإضافة صفوف إضافية إلى القالب الخاص بك عن طريق النقر على الأيقونة ذات النقاط الثلاث والنقر على رمز "إضافة صف". يمكنك تمييزهم باستخدام إشارة@أو إضافة تعليق .ليعرفوا أنه قد تم إسناد الأدوار ويمكنهم تقديم ردود الفعل.
قبل إرفاقه بأي لوحة أو ملف لمشروع آخر، شاركه مع فريقك وكرّر ذلك إذا لزم الأمر.
مثال على مصفوفة RACI
لنفترض أنك تطلق ميزة منتج جديدة. بصفتك مدير المشروع، استخدم مصفوفة RACI لتعيين أدوار ومسؤوليات كل فرد في المشروع. سيؤدي ذلك إلى تسهيل التواصل ومساعدة الجميع على فهم دورهم ومن يجب أن يتواصلوا معه فيما يتعلق بصنع القرار أو التنفيذ أو تقديم المشورة المتعلقة بالمشروع.
فيما يلي مثال للفِرَق التي يجب تضمينها في مصفوفة RACI إذا كنت تطلق ميزةً لمُنتَج:
إدارة البرنامج
إدارة المنتج
التصميم
تسويق المنتج
تحليلات البيانات
القانون والامتثال
تسويق العلامة التجارية
نجاح العميل
سيكون لكل مدير فريق دور ومسؤولية مختلفان، اعتمادًا على كيفية بناءِ مؤسستك وإنشاءِ المشروع. بعد اختيار جميع الفِرَق لتأسيس وتشغيل هذا المشروع، قم بتعيين الأدوار والمسؤوليات، وضع علامة على أعضاء الفريق في التعليقات. اطلب منهم تأكيد ما إذا تم تعيين الدور بدقة أو إذا كان لديهم أي أسئلة أو مخاوف بشأن RACI.
لإنهاء المهمة، أضف مصفوفة RACI إلى أي لوحة أخرى من وثائق المشروع ليتمكّن فريقك من الاطّلاع عليها والرجوع إليها كلما دعت الحاجة.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب آفاق النّمو الثّلاثة
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Strategic Planning, Project Planning
يتيح هذا النّموذج ،الذي ذُكر في كتاب كيمياء النّمو، للشّركات الطَّموحة طريقةً لتحقيق التّوازن بين الحاضر والمستقبل—بمعنى آخر، ما الذي ينجح في الأعمال الحاليّة وما هي فرص النّمو النّاشئة التي يُحتمل أن تكون مربحة في المستقبل. ثم يمكن للفِرَق على مستوى المؤسّسة التّأكُّد من أن مشاريعهم تتوافق مع أهداف المؤسّسة وتدعمها. كما يُعدُّ نموذج آفاق النّمو الثّلاثة طريقة قوية لتعزيز ثقافة الابتكار—الثّقافة التي تقدِّر التّجريب والتّكرار وتعتمد عليهما—ولتحديد الفرص المُتاحة للأعمال الجديدة.
قالب آفاق النّمو الثّلاثة
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Strategic Planning, Project Planning
يتيح هذا النّموذج ،الذي ذُكر في كتاب كيمياء النّمو، للشّركات الطَّموحة طريقةً لتحقيق التّوازن بين الحاضر والمستقبل—بمعنى آخر، ما الذي ينجح في الأعمال الحاليّة وما هي فرص النّمو النّاشئة التي يُحتمل أن تكون مربحة في المستقبل. ثم يمكن للفِرَق على مستوى المؤسّسة التّأكُّد من أن مشاريعهم تتوافق مع أهداف المؤسّسة وتدعمها. كما يُعدُّ نموذج آفاق النّمو الثّلاثة طريقة قوية لتعزيز ثقافة الابتكار—الثّقافة التي تقدِّر التّجريب والتّكرار وتعتمد عليهما—ولتحديد الفرص المُتاحة للأعمال الجديدة.
قالب العوائد الأفضل مقابل التّكاليف
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Strategic Planning, Prioritization
كما يوضّح الاسم إلى حدٍّ كبير، فإن إطار العمل بطريقة أجايل (Agile) هذا يتمحور حول مساعدتك في زيادة الكفاءة من خلال تعزيز التّعاون بين مدراء المنتجات وفِرَق التّطوير. يمكنكم أن تقوموا معاً بمراجعة جميع قوائم المهام ضمن جدول أعمال المشروع وتقييمها من حيث التّكاليف والفوائد. بهذه الطّريقة يمكنك ترتيب أولويّات المهام بناءً على مقدار العوائد التي تحقَّقها مقابل أموالك. هذا القالب وسيلة رائعة للفِرق والمؤسّسات التي تريد وضع خطّة استراتيجيّة للتّعامل مع السّباق المقبل.
قالب مصفوفة المخاطر
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Decision Making, Strategic Planning
مصفوفة المخاطر--المعروفة كذلك باسم مصفوفة الاحتمالات أو مصفوفة تقييم المخاطر أو مصفوفة الأثر--هي أداة تسمح لك بتقييم المخاطر الإجمالية من خلال تصور المخاطر المحتملة في مخطط بياني. تتيح لك الأداة الموازنة بين شدة المخاطر المحتملة واحتمال حدوثها. تفيد مصفوفة المخاطر في إدارة المخاطر حيث توضّح المخاطرَ التي تتعلّق بالقرار بشكل مرئي. ويمكّنك هذا من تجنب أسوأ السيناريوهات من خلال إعداد خططاً للطوارئ أو خططاً لتخفيف المخاطر.
قالب نطاق المشروع
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Decision Making, Project Planning
يساعدك نطاق المشروع في التّخطيط والتّأكيد على الأهداف والتّسليمات والميزات والوظائف والمهام والتّكاليف والمواعيد النّهائية الخاصّة بمشروعك. يجب أن يضع مدير المشروع والفريق نطاق المشروع في أبكر وقت ممكن، لأنه سيؤثّر بشكل مباشر في كلٍّ من الجدول الزّمني للمشروع وتكلفته أثناء تقدّمه. على الرّغم من أن نطاقات المشروع ستختلف وفقًا لفريقك وأهدافك، إلّا أنّها تتضمّن عمومًا الأهداف والمتطلّبات والمنجزات الرّئيسيّة والافتراضات والقيود. حاول تضمين الفريق بأكمله عند إنشاء نطاق المشروع، للتّأكُّد من توافق الجميع حول المسؤوليّات والمواعيد النّهائيّة.
قالب تحليل أنماط وآثار الإخفاق (FMEA)
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Strategic Planning, Software Development
عندما تؤسّس شركة أو تُدير فريقاً، ستواجه العديد من المخاطر. لا يمكنك إزالة تلك المخاطر ولكن يمكنك تحديدها والتّخفيف من شدّتها لتزيد فرص نجاحك. تحليل أنماط وآثار الإخفاق (FMEA) أداة قويّة مصمّمة لمساعدتك في إدارة المخاطر والمشاكل المُحتملة من خلال اكتشافها ضمن عمليّة أو منتَج أو نظام. ستكتشفها في وقت أبكر ضمن عمليّاتك — لتُجنّبك التّغييرات المكلفة التي تظهر في مراحل متأخّرة من سير العمل، أو أسوأ من ذلك، بعد أن تكون قد أثّرت بالفعل على عملائك وتجربتهم.